I Finland kan det betalas ut en kompensation från KELA till organisationer som betalat sjuklöner för sina anställda. Om detta är projektrelaterat, hur ska det hanteras i redovisningen till nationell kontrollant?
Ev ersättning från KELA ska reducera personalkostnaderna i projektet i den perioden då kompensationen erhålls. Om ersättningen inte har betalats ut, men projektet ska slutredovisa alternativt ansöka om slutlig utbetalning, rekommenderas ni att ta kontakt med Förvaltande myndighet.
Kan kostnader för styrgruppens resor och logi ingå i projektets kostnader?
Ja. Tänk på om det är en styrgruppsmedlem från annan är projektparten ska denna kostnad redovisas under kostnader för extern sakkunskap och externa tjänster. I annat fall redovisas kostnaden under kostnader för resor och logi
Hur ska budgeten specificeras i Min ansökan?
I Min ansökan finns det en flik för EU-budget. Under denna flik ska projektets EU-budget läggas in. Programmet använder sig av partnerbudgetar och därför ska varje part ha sin egen budget. Utifrån de organisationer ni lagt upp i flikarna sökande respektive medsökande skapas kolumner för respektive stödmottagares budget.
Norsk budget läggs in på samma sätt som EU-budgeten. Det finns dock ett par skillnader att ta hänsyn till. För Forskning och innovationsprojekt ska schablonsatsen för indirekta kostnader följa Forskningsrådets gällande satser. För utvecklingsprojekt gäller 650 NOK per timme inklusive overhead. När det gäller finansiering så kan IR-midler uppgå till max 50 % av den totala finansieringen.
Se anvisningar för EU-budget för mer information eller kontakta norskt sekretariat vid frågor.
Kan parterna ha en gemensam projektledare?
Ja, men det är inte möjligt att dela på denna kostnad. Tänk på att de andra parterna istället kan stå för andra projektkostnader.
Är det möjligt att fakturera mellan projektparterna?
Fakturering mellan projektpartnerna ska undvikas på grund av risk för dubbelfinansiering. Ett bättre alternativ är att de olika parterna betalar olika projektaktiviteter. Om en gemensam upphandling utförs ska leverantören fakturera varje partner för sig.
Är det möjligt att ha aktiviteter utanför programområdet?
Ja, men särskilda regler gäller för kostnader utanför programområdet. Om det i samband med projektets aktiviteter uppstår kostnader (till exempel resor) utanför Sverige, Finland eller Norge ska det alltid kommuniceras med och godkännas av beredningshandläggare.
Är momsen i projektet en stödberättigande kostnad?
Momsen är en godkänd (stödberättigande) kostnad i projektet endast under förutsättning att den sökande kan påvisa att momsen blir en slutlig kostnad i projektet. I det fallet måste stödmottagaren kunna lämna ett utlåtande från skattemyndigheten där det framgår att momsen blir en slutlig kostnad i det nämnda projektet. I ett första skede kan ett intyg från exempelvis organisationens ekonomichef lämnas in, men senast vid den första redovisningen till nationell kontrollant ska ett utlåtande från skattemyndigheten lämnas in.
Hur ska personalkostnader redovisas?
För varje projektanställd person ska det finnas ett anställningsavtal eller en arbetsbeskrivning. I underlaget ska det framgå vilka arbetsuppgifter den anställde har i projektet samt i vilken omfattning personen ska arbeta, d.v.s. heltid, deltid med en fast procentsats, deltid med varierande antal timmar eller timanställning. Lönespecifikationen bifogas som grund för kostnaden. Det finns flera olika alternativ att redovisa personalkostnaderna på. Läs mer under Kostnadsslag
Hur ska kontorsutgifter och administrativa utgifter redovisas?
Det finns två former av redovisning när det gäller kontorsutgifter och administrativa utgifter. Kostnaderna kan redovisas som direkta kostnader eller som indirekta kostnader. Indirekta kostnader uppkommer då projektet använder till exempel telefon, lokaler och datorer som stödmottagaren annars bekostar i sin ordinarie verksamhet. Om ert projekt ger upphov till indirekta kostnader ska dessa redovisas enligt en fastställd schablonsats på max 15 % av de direkta personalkostnaderna. Om schablonsatsen används finns inga krav på att ni måste redovisa de faktiska underlagen (t.ex. fakturor eller andra bokföringsunderlag) för de kostnader som uppstått inom detta kostnadsslag.
Om ert projekt inte ger upphov till indirekta kostnader ska eventuella kostnader under detta kostnadsslag redovisas som direkta kostnader. Dessa ska då kunna verifieras med bokförings- och fakturaunderlag.
Observera att alla parter inom ett projekt (även de norska) måste redovisa denna typ av kostnader på samma sätt! En part kan med andra ord inte redovisa dessa kostnader som direkta medan en annan part väljer att använda schablonen.
Hur beräknas indirekta kostnader?
För att förenkla den ekonomiska redovisningen för projekten tillåter programmet schablonfinansiering för indirekta kostnader om genomförandet av projektet ger upphov till indirekta kostnader. Schablonsatsen som programmet tillåter är max 15 % av kostnader för egen personal.
I Min ansökan finns ett kostnadsslag för schablonkostnader. Vid beredning av ansökan kommer en genomgång att ske om projektet ger upphov till indirekta kostnader. Det finns inget krav på att modellen ska kunna redovisas och de indirekta kostnaderna behöver inte heller vara bokförda på projektet.
Vad menas med att det enbart är kontanta medel som godkänns som medfinansiering?
En nyhet i Nordprogrammet 2014-2020 är att även privat medfinansiering genererar EU-stöd. Det är enbart kontanta medel som godkänns som medfinansiering.
Ett exempel på godkänd medfinansiering är en extern finansiär som betalar in kontanta medel till projektet. Ett annat exempel är att en projektpart själv finansierar en del av sina egna kostnader. Om projektparten i det fallet är en offentlig organisation räknas den egna medfinansieringen som en offentlig medfinansiering men om projektparten istället är en privat organisation räknas det som en privat medfinansiering.
Observera att ni måste ansöka om medfinansiering hos tilltänkt extern medfinansiär och att detta måste göras i god tid.
Kan det i ett projekt finnas eget/ideellt arbete?
Nej, Nordprogrammet har enbart kontant finansiering .
Kan kostnader för representation vara stödberättigande?
Ja. Möjligheten att redovisa kostnader för representation är mycket begränsade, men det kan vara stödberättigande om projektets verksamhet är av den typen att representation är nödvändig. Om ett projekt ska redovisa kostnader för representation är det viktigt att kopplingen mellan kostnaden och projektets verksamhet som beskrivits i beslutet framgår tydligt. En deltagarförteckning ska kunna bifogas vid redovisning till nationell kontrollant när representation är aktuell. Kostnader för ett till två glas vin eller öl som måltidsdryck kan godkännas, men kostnader för alkohol är generellt inte stödberättigande.
Är semesterlöneskuld en stödberättigande kostnad?
Nej.
Kan ett företag vara stödmottagare och mottagare av EU-stöd?
Ja. Företaget ska själv vara medfinansiär. Vid beredning av er ansökan tar handläggaren hänsyn till statsstödsreglerna som är en del av EU:s konkurrenslagstiftning och ska säkerställa en väl fungerande inre marknad. Reglerna utgår från ett generellt förbud mot att ge statligt stöd. De centrala bestämmelserna finns i EUF-fördragets artiklar 107-109.
Undantagen som kan tillämpas i Nordprogrammet är stöd av mindre betydelse (de minimis) och gruppundantaget.
Stöd av mindre betydelse, de minimis, betyder att stöd får lämnas med upp till 200 000 euro per stödmottagande företag under en period av tre år (innevarande år och de två föregående beskattningsåren). Det är stödmottagarens ansvar att kunna visa om projektet innehåller aktiviteter som innebär statsstöd och i så fall också kunna redogöra för hur de följer regelverket för undantag. För beviljande enligt de minimis förutsätts därför att sökanden lämnar in en utredning om det stöd av mindre betydelse som redan har beviljats och betalats ut till sökanden och att stödbeloppet inte överstiger maximibelopp för stöd av mindre betydelse.
I den allmänna gruppundantagsförordningen (kommissionens förordning (EU) nr 651/2014) fastställs vilka slags stöd och vilka stödordningar som i princip är godtagbara och som inte förutsätter förhandsanmälan eller kommissionens godkännande på förhand. Gruppundantagsförordningen omfattar stödordningar och stöd vars fördelar i princip uppskattas överskrida de nackdelar som den eventuella snedvridningen av konkurrensen på den inre marknaden medför. Med statligt stöd som är förenligt med gruppundantagsförordningen främjas den ekonomiska tillväxten, sysselsättningen och andra gemensamma mål.
Kan kostnader för obligatoriska Covid-19 tester vid gränsövergångar vara stödberättigande?
Ja. Om en resa kan relateras till en projektaktivitet och det uppstår kostnader för obligatoriska covid-19 tester vid gränsövergångar, kan dessa kostnader ses som stödberättigande. Kostnaden behandlas som en resekostnad och redovisas under kostnadsslaget ”Resor och logi” om det avser egen personal. Om kostnaden avser en extern person,
t ex en konsult eller en föreläsare så ska kostnaden redovisas under ”Externa tjänster”.
Sidan uppdaterad 2021-06-18