Hakemukseni

Sähköinen hakujärjestelmä ”Min ansökan/ Hakemukseni” on uusi järjestelmä EU:n rakennerahastoista saatavissa olevan tuen hakemusten käsittelyä varten. Samaa järjestelmää käytetään tuen hakemiseen muillakin aloilla. Pohjoinen-ohjelmassa johtava tuensaaja jättää hakemuksen tämän järjestelmän välityksellä. Huomatkaa, että johtavasta tuensaajasta käytetään järjestelmässä nimitystä tuensaaja ja muista tuensaajista käytetään nimitystä kanssahakija.

Min ansökan/hakemukseni on jaoteltu eri osioihin, joissa te hakijat täytätte vaadittavat tiedot. Kunkin otsikon alta löytyy myös napsautettava ohjeruutu, Ohjeruutua napsauttamalla aukeaa uusi näkymä ja teidät ohjataan suoraan hakuoppaan kyseiseen osioon. Alla lisää asiaan liittyvää yksityiskohtaista tietoa.

EU-tukihakemuksen voi laatia suomen tai ruotsin kielellä.

Pikaopas Min Ansökan/Hakemukseni

Yleiset tiedot

Tässä osiossa johtava tuensaaja ilmoittaa muodolliset tiedot, kuten esimerkiksi hankenimen, hankkeen aloitus- ja päätösajan, maantieteellisen alueen (Pohjoinen- tai Saamelaisalue) ja minkä tyyppistä tukea haetaan (hanke tai esitutkimus). Valitkaa mielellään lyhyt ja ytimekäs hankenimi.

Tuensaajat

Tässä osiossa tuensaaja täyttää hankeorganisaationsa tiedot, kuten esimerkiksi Y-tunnuksen, osoitteen ja tiedot toiminimenkirjoittajista sekä ilmoittaa CFAR-numeron. CFAR-numero on toimipaikan kahdeksannumeroinen tunnusluku, jonka ruotsin tilastokeskus (statistiska Centralbyråns företagsregister – lisätietoa scb.se) merkitsee organisaatiolle. On olemassa joitain ruotsalaisia organisaatioita, joilla ei ole CFAR-numeroa. hakija täyttää tuolloin toimipaikkanumeroksi 1818-1818.

Tässä osiossa perustelette myös miksi juuri teidän organisaatio on paras vetämään hanketta ja hyödyntämään hankkeen tuloksia.

Lomakkeen lopussa valitsette BIC ja IBAN maksutavan (ainoa sallittu maksutapa). BIC-koodi on vastaanottavan pankin tunnistuskoodi ja se koostuu aina 8 tai 11 merkistä, joista kuusi ensimmäistä on kirjainta. IBAN-numero on kytketty vastaanottajan tilinumeroon ja se sisältää maatunnuksen, tilinumeron jne. Suomalainen IBAN-numero sisältää 18 merkkiä ja ruotsalainen 24.

Kanssahakija

Kun klikkaatte tätä välilehteä, avautuu uusi ikkuna, jossa voitte lisätä kanssahakijan. Täyttäkää pyydetyt tiedot ja siirtykää seuraavaan vaiheeseen. Jos kanssahakijoita on useampia, klikkaatte välilehteä uudelleen, jolloin avautuu uusi ikkuna kunkin kanssahakijan tietojen ilmoittamista varten.

Norjalainen kumppani

Jos hankkeeseen osallistuu norjalainen kumppani, tiedot kirjataan tälle välilehdelle. Sivustolle aukeaa uusi ikkuna, johon tarvittavat tiedot täytetään. Tallenna tiedot ja siirry eteenpäin.

Hankekuvaus

Tässä osiossa johtava tuensaaja täyttää seuraavat tiedot:

  • Investointiprioriteetin valinta
    Jokaiselle toimintalinjalle on valittu yksi tai useampia investointiprioriteetteja, jotka ovat alueelle olennaisia ja tärkeitä. Riippuen siitä minkä toimintalinjan olette valinneet, näkyvät ajankohtaiset investointiproriteetit. Huomioikaa että toimintalinja 1 (Tutkimus ja innovaatio), 2 (Yrittäjyys) ja 4 (Yhteiset työmarkkinat) sisältävät vain yhden investointiprioriteetin kukin. Toimintalinja 3 (Kulttuuri ja ympäristö) sisältää kolme investoiniprioriteettia, ja niistä teidän on valittava yksi.
  • Ohjelmakohtaiset tavoitteet
    Ohjelmassa on jokaiselle investointiprioriteetille asetettu omat erityistavoitteet, jotka tulevat automaattisesti esille kun investointiprioriteetti on valittu. Teidän tehtävänänne on valita jokin tavoitteista. Muistakaa, että hanketavoitteen on edistettävä ohjelmassa valitun erityistavoitteen saavuttamista. Hankkeen ja ohjelman tavoitteen välillä on siis oltava selkeä kytkös.
  • Ilmoita hankkeen määrällinen tulos suhteessa aktiviteetti-indikaattoreihin
    Indikaattorit vaihtelevat valitusta toimintalinjasta ja investointiprioriteetista riippuen. Valitse hankkeellenne sopivat indikaattorit ja ilmoita odotettu tulos, esim. 100 osallistujaa.  Käyttäkää apuna ”Pohjoinen-ohjelman toimintaindikaattoreiden määrittely” -nimistä asiakirjaa . Se antaa tietoja kunkin indikaattorin mittaustarkoituksesta sekä selittää, miten indikaattoreiden seuranta tapahtuu.Huomioikaa, ettei kaikkien indikaattoreiden tarvitse olla ajankohtaisia hankkeessanne, ja sen johdosta ei kaikkia kenttiä tarvitse täyttää. Aktiviteetti-indikaattoreita käytetään ohjelmatasolla tapahtuvaan seurantaan.
  • Kommentit indikaattoreille
    Selvittäkää miten olette laskeneet ja päätyneet indikaattorien arvoihin. Selvittäkää myös kuinka tulette seuraamaan valitsemianne indikaattoreja ja kerämään hankkeen tuloksia.
  • Hankkeen päätavoite
    Hankkeella on oltava päätavoite, joka tukee valitsemaanne erityistä ohjelmatavoitetta. Muotoilkaa päätavoite siten, että se kuvaa hankkeen päätyttyä saavutettua tulosta (esim. Saamen kielen käyttö on lisääntynyt nuorten keskuudessa). Hankkeella saattaa olla myös osatavoitteita, jotka tukevat päätavoitteen saavuttamista. Mahdollisten osatavoitteiden erottaminen päätavoitteesta on kuitenkin tärkeää.
  • Odotettu tulos
    Kuvailkaa mitä tuloksia hankkeella saavutetaan ja miten tuloksia tullaan hyödyntämään sekä miten hankkeen kohderyhmä hyötyy niistä. Kuvailkaa myös mitä pitkäntähtäimen vaikutuksia hankkeella on ja mitä toimenpiteitä hankkeessa tehdään niiden saavuttamiseksi.
  • Perustelut hankkeelleSelvittäkää miksi hanke tulisi toteuttaa ja miten se tukee ohjelmalle asetettuja tavoitteita. Selvittäkää myös, miten hanke eroaa varsinaisesta toiminnastanne. Onko hanke ajankohtainen? Mitä tapahtuu, jos hanketta ei toteuteta? Mikä hankkeessa on uutta ja aiemmasta poikkeavaa? Esittele myös hankkeen ydin, joka tekee siitä erityisen. Käyttäkä avuksenne suunnittelumenetelämn 3. vaihetta (kohderyhmä) ja 5. vaihetta (tulokset).
  • Rajat ylittävä lisäarvo
    Selvitä hankkeen merkitys raja-alueelle ja rajat ylittävän yhteistyön tuoma lisäarvo. Lisäarvoa ei tarvitse rajoittaa koskemaan ainoastaan osallistuvia maita, vaan lisäarvoa on mahdollista luoda esim. alueelle. Kuvaile myös mitä etua hankkeelle on siitä että se toteutetaan rajat ylittävästi, eikä kansallisesti.
  • Yhteys muuhun toimintaan
    Kuvatkaa miten hanke kytkeytyy muihin tai aiemmin toteutettuihin hankkeisiin tai toimintaan. Voitte käyttää apunanne toimintaympäristö analyysia kokoamalla mm. hankealuetta, vastaavaa käynnissä olevaa toimintaa tai jo toteutettujen hankkeiden tuloksia koskevia tietoja jne. Lukekaa lisää toimintaympäristö analyysistä suunnittelumallin toisesta vaiheesta.
  • Horisontaaliset kriteerit – kestävä kasvu, naisten ja miesten välinen tasa-arvoisuus, yhtäläiset mahdollisuudet ja syrjimättömyys sekä saamen kieli saamelaishankkeissa
    Selvittäkää kuinka horisontaaliset kriteerit voidaan yhdistää hankkeen toimintoihin. Kuinka voitte integroida kriteerit jokapäiväiseen toimintaan?
  • Kohderyhmän erittely
    Valitkaa tärkein kohderyhmä (mahdollista valita vain yksi). Vapaateksti jaksossa voitte sitten kuvata tarkemmin mitä kohderyhmää tarkoitetaan tai kuvata jos kyseessä on useampi kohderyhmä kuin se jonka olette valinneet tärkeimmäksi.
    Suunnittelumenetelmän 3.vaihetta voitte käyttää apunanne kun valitsette kohderyhmänne.
  • Tiivistävä hankekuvaus
    Kirjoittakaa hanketta kuvaava lyhyt ja ytimekäs tiivistelmä hankehakemuksessa käytetyllä kielellä (suomeksi tai ruotsiksi). Kuvatkaa tiivistelmässä esim. hankkeen tarkoitus, tavoite ja odotettu tulos. Kuvauksen tulee antaa selkeä kuva hankkeesta. Tiivistelmää saatetaan käyttää eri tiedotusyhteyksissä.
  • Abstract
    Tiivistelmä englannin kielellä.
  • Tiivistävä hankekuvaus (muulla kielellä)
    Tiivistelmä suomeksi tai ruotsiksi riippuen yllä olevassa tiivistelmässä käyttämästänne kielestä.

Aika- ja toimenpidesuunnitelma

Tämä välilehti sisältää hankkeen toimenpiteitä koskevia tietoja. Ilmoittakaa alkamis- ja päättymispäivä, kustannukset sekä kuvailkaa toimenpiteet. Kuhunkin toimenpiteeseen on mahdollista lisätä osatoimenpiteitä. Hankkeessa toteutettujen toimenpiteiden tarkoituksena on johtaa hanketavoitteen saavuttamiseen. Siksi on tärkeää, että kuvaatte toimenpiteet niin selkeästi ja laajasti kuin mahdollista. Teidän tulee esim. ilmoittaa kuka on vastuullinen toimenpiteestä ja miten eri kumppanit osallistuvat toimenpiteen toteutukseen. Muistakaa, että toimenpiteet voivat toteutua eriaikaisesti. Jokin toimenpide on suunniteltu toteutettavaksi parin kuukauden aikana, kun taas toiset ovat käynnissä vuoden tai kahden ajan.

”Hankejohtoa” ja ”tiedottamista” koskevat toimenpiteet ovat pakollisia. Hankkeen johtamiseen liittyvät toimenpiteet käsittävät muun muassa hankkeen rakennetta ja organisaatiota, johtoa, vastuunjakoa sekä rooleja koskevaa tietoa. Toimenpiteeseen on myös hyvä lisätä ”loppuraportointia” kuvaava osa-toimenpide. Ajankäyttöä suunniteltaessa on hyvä varata aikaa loppuraportoinnin tekemiseen. Tiedottamistoimenpiteellä tarkoitetaan hankkeen ulkoisen viestinnän toteuttamisen kuvausta ja sitä millaisia työkaluja, menetelmiä ja kanavia hankkeessa aiotaan käyttää.

Hyödyntäkää suunnittelumallin viidettä Toimenpiteiden ja tulosten suunnittelua koskevaa vaihetta.

EU-Budjetti

EU-budjetti täytetään tälle välilehdelle. Ohjelmassa käytetään kumppanuusbudjetteja, minkä johdosta jokaisella tuensaajalla on oltava oma budjetti. Välilehdille täytettyjen johtavan tuensaajan ja muiden tuensaajien tietojen pohjalta luodaan sarake jokaisen tuensaajan budjettia varten.

Huomaa, että esiselvityksissä on käytettävä kertakorvaus- tai 40 % -kaavaan perustuvaa yksinkertaistamismallia. Jos on valittu kertakorvaus, budjetti laaditaan käyttämällä hankkeen kustannustyyppejä. Jos on valittu 40 % -kaava, käytetään vain kahta kustannustyyppiä: henkilöstö- ja kaavamaisesti laskettavat kustannukset. Jos hankkeenne ei ole esiselvitys, voidaan valita 40 % -kaava tai laatia budjetti käyttämällä hankkeenne kustannustyyppejä. Huomaa, että jos hankkeessa käytetään 40 % -kaavaa, kaikkien EU-osapuolien on käytettävä tätä mallia. Ei ole mahdollista, että yksi osapuoli laatii budjetin käyttämällä kaikkia kustannustyyppejä ja toinen 40 % -kaavaa.

Tästä löydätte budjettimallin, jota voidaan käyttää kun täytätte budjettiosioa Min ansökan-järjestelmässä.

Ajankohtaisia kustannuslajeja ovat:

  • Henkilöstökustannukset: Koskevat työsuhteessa olevaa koko- ja osapäiväistä tai tuntipalkkaista hankehenkilöstöä. Henkilöstökustannukset eritellään hankkeen sisältämien eri roolien perusteella. Tiedoista tulee ilmetä kuukausipalkan määrä sekä missä laajuudessa kukin henkilö/rooli tekee hanketyötä. Palkan sivukulut (sosiaalimaksut jne.) ilmoitetaan budjetissa omalla rivillä.)
  • Toimisto- ja hallintomenot: Kustannuslajilla tarkoitetaan ainoastaan suoria kuluja kuten esim. toimistotilojen vuokrausta, sähköä, lämmitystä, toimistotarvikkeita ja puhelinta. Jos hankkeessa syntyy välillisiä kuluja, käyttäkää sen sijaan 15%- kaavan (ks. Välilliset kulut kustannuslaji).Huomioi että kaikkien hankkeen partnereiden (myös norjalaisten) on ilmoitettava tämän tyyppiset kustannukset samalla tavalla! Toisin sanoen yksi partneri ei voi ilmoittaa kuluja suorina ja toinen taas välillisinä.
  • Ulkopuoliset asiantuntija- ja palvelukustannukset: Esimerkkeinä tukeen oikeuttavista kuluista ovat tutkimukset ja kartoitukset, tilaisuuden tai kokouksen järjestämisen vaatimat palvelut, erilaiset konsultointi- ja tilityspalvelut, markkinointi ja mainonta. Tähän kustannuslajiin sisältyvien kulujen erittely on tärkeää, koska kyseessä on usein palvelujen hankinta.
  • Matka- ja majoituskustannukset: Matkojen aiheuttamat kustannukset kuten esim. matkalippu, ateriat, päivärahat ja viisumi. Vain oman henkilöstön matka- ja majoituskulut esitetään tässä kustannuslajissa. Ulkopuolisten asiantuntijoiden kuten esim. puhujien tai ohjausryhmän jäsenten (jotka eivät ole tuensaajan palveluksessa) matkakulut esitetään ulkopuolisissa asiantuntija- ja palvelukustannuksissa.Jos hankkeessa suunnitellaan ohjelma-alueen ulkopuolelle suuntautuvia matkoja, kyseisten matkojen kustannukset on eriteltävä yhdellä tai useammalla budjettirivillä. Ohjelma-alueen saa näkymään seuraamalla ”Asiakirjat – kartat” -polkua.
  • Laitemenot: Hankkeessa käytettävien esim. koneiden ja instrumenttien, laboratoriovarustuksen, tietokoneohjelmien, huonekalujen, sisustuksen ja työkalujen aiheuttamat kulut. Eritelkää laitemenot. Mitä aiotte ostaa, ja miten sitä aiotaan käyttää hankkeessa. Ilmoittakaa myös ajankohta, jolloin hankinta tapahtuu.
  • Kaavavaihtoehtoja on kaksi: 15 % ja 40 %. Budjetissa käytettävä kaavavaihtoehto valitaan sen mukaan, miten hankkeen tilitys laaditaan. Kaavan mukaan epäsuoriksi kustannuksiksi lasketaan 15 % henkilöstökustannuksista. Tätä voidaan käyttää, kun budjetoitte kaikki hankkeen kustannustyypit. Kaavamaisia kustannuksia ovat esimerkiksi hankkeen henkilöstön toimitilakustannukset, sähkö, toimistotarvikkeet, siivous, puhelinkulut ja hankehenkilöstön mahdolliset tietokoneet. Jos olette päättäneet laatia hankkeen tilityksen 40 % -kaavaan perustuvan yksinkertaistamismallin mukaisesti, silloin käytetään kaavamaista kustannustyyppiä, joka on 40 % henkilöstökustannuksista. Sen on katettava hankkeen muut kustannukset kuin henkilöstökustannukset.
  • Hanketulojen vähentäminen: Jos hanke tuottaa tuloja, ne ilmoitetaan miinussummana. Huomioikaa, että 1 MEUR ylittäviä tukeen oikeuttavia kokonaismenoja sisältävien hankkeiden on myös arvioitava hankeajan päättymisen jälkeiset tulot.

Lisätietoa eri kustannuslajeihin sisältyvistä seikoista löytyy käsikirjan Toteutus-kohdasta.

Esimerkki miten budjetti voidaan määrittää

EU-budjetti välilehteen ilmoitetaan myös rahoitusta koskevat tiedot. Vastinrahoitus jaetaan julkiseen ja yksityiseen käteisrahoitukseen. Mahdollinen oma vastinrahoitus ilmoitetaan myös. Julkisen tai yksityisen käteisrahoituksen valinta riippuu siitä, onko vastinrahoittava organisaatio julkinen vai yksityinen.

Kun kaikki budjettiin sisältyvät tiedot on täytetty, EU-tuen laskenta tapahtuu automaattisesti järjestelmään lisättyjen kustannusten ja vastinrahoituksen pohjalta. Muistakaa, että EU-tuki kattaa korkeintaan 65 % tukeen oikeuttavista kustannuksista.

Onko hankkeen päätyttyä odotettavissa tuloja?
Tuottaako hanke tuloja hankeaikana tai sen päätyttyä? Tulot saattavat esim. kattaa hankkeessa tuotetun tavaran tai palvelun, jota aletaan myydä. Tulot voivat myös käsittää esim. koulutus- tai konferenssimaksut.

Toteutetaanko hankkeessa toimenpiteitä ohjelma-alueen ulkopuolella?
Korkeintaan 20 % Pohjoinen-ohjelman kokonaisbudjetista saadaan käyttää ohjelma-alueen ulkopuolella järjestettyihin toimenpiteisiin edellyttäen, että niiden hyöty lankeaa ohjelma-alueelle. Jos hankkeessa suunnitellaan ohjelma-alueen ulkopuolella järjestettäviä toimenpiteitä, ne tulee kuvata. Missä toimenpiteet järjestetään, ja miksi se tehdään ohjelma-alueen ulkopuolella?

Norjan budjetti
Norjan budjettitiedot kirjataan samalla tavoin kuin EU-budjetti. Pari eroa on kuitenkin huomioitava. Tutkimus- ja innovointihankkeiden kohdalla välillisten kustannusten kiinteässä prosenttiosuudessa on noudatettava Tutkimusneuvoston voimassa olevia määriä. Kehityshankkeiden kohdalla katto on 650 NOK tunnilta sisältäen overhead-kulut. IR-varat voivat rahoituksessa kattaa korkeintaan 50 % kokonaisrahoituksesta.

Huomaa, että norjalaiset osapuolet eivät voi käyttää kertakorvaus- tai 40 % -kaavaan perustuvaa yksinkertaistamismallia

Katso EU-budjettia koskevaa ohjeistusta tai ota kysymyksien osalta yhteyttä Norjan sihteeristöön.

Yhteyshenkilöt

Tässä osiossa ilmoitetaan hankkeeseen osallistuvien yhteystiedot.

Liitteet

Tämä viimeinen osio on liitteitä varten. Pakolliset liitteet ovat:

  • Rekisteröintitodistus (jos tuensaaja on yhdistys tai yritys)
  • Todistus toiminimen kirjoitusoikeudesta
  • Tilinpäätös/toimintakertomus kahden viime vuoden ajalta (jos tuensaaja on yhdistys tai yritys)
  • Ilmoitus anotusta vastinrahoituksesta
  • Selvitys tuesta, joka on saatu ”de minimis” ehtojen mukaan (lisätietoa löydätte jaksosta Toteuta)
  • Todistus arvonlisäverovelvollisuudesta vapauttamisesta (veroviranomaisen lausunto)
  • Todistus jolla todennetaan BIC ja IBAN muodossa ilmoitettu tilinumero.

Liitteiden yhteinen koko Hakemukseni-sivustolla ei saa ylittää 50 Mb, (yksittäiset dokumentit max 20 Mb). Sen johdosta hakijan on ehkä lähetettävä joitakin liitteitä sähköpostilla jollekulle yhteisen sihteeristön valmistelevista käsittelijöistä. Yhteystiedot löydätte tästä.

Kun olette täyttäneet kaikkien välilehtien osioiden kentät, tallentakaa ja tarkastakaa hakemus, allekirjoittakaa se ja lähettäkää se sähköisesti. Hakemuksen katsotaan saapuneen perille heti, kun se on lähetetty sähköisesti. Jos joku pakollinen kenttä on jäänyt täyttämättä, se näkyy punaisella merkittynä, eikä hakemusta voi lähettää. Hakemuksen voi tulostaa PDF-muodossa.

Kun hakemus toimitetaan sähköisesti, teidän on tulostettava järjestelmästä saatekirjeeksi kutsuttu asiakirja (se tapahtuu näkymästä Mina ansökningar/Hakemukseni – allekirjoittakaa käsin).  Viimeistään kaksi viikkoa sen jälkeen, kun hakemus on toimitettu Min Ansökan/Hakemukseni -toiminnon kautta, allekirjoitettu saate lähetetään skannattuna kopiona sähköpostitse Hallintoviranomaiselle osoitteessa interregnord.norrbotten@lansstyrelsen.se.

 

Muut liitteet oheistetaan sähköisesti suoraan Min Ansökan/Hakemukseni -toimintoon (tai lähetetään sähköpostilla, jos niitä liitteiden koon johdosta ei voida ladata järjestelmään).

 

Update 12.03.2020