Tämä kappale antaa tietoja ja ohjeita hankkeen päättämiselle. Hankkeen päättämistä kannattaa suunnitella hyvissä ajoin!
Hankkeen päättäminen
Hankkeenne tukipäätös sisältää päiväyksen, jolloin hankkeen toiminta tulee päättää. Hankkeen lopetuspäivän jälkeen ei saa järjestää uutta toimintaa, eikä kirjata menoja. Teidän on noudatettava tavallisia maksatusrutiineja, mutta ohjelmasäännöstön mukaan hankekustannukset on maksettava viimeistään kahden kuukauden kuluessa hankkeen lopetuspäivästä, mutta ennen tilityksen luovuttamista kansalliselle tarkastajalle. Ainoana poikkeuksena on suomalaisen kansallisen tarkastajan todistus, jonka saa tilittää hankkeen lopetuspäivän jälkeen. Se on kuitenkin maksettava ennen lopullisen maksatushakemuksen lähettämistä hallintoviranomaiselle. Määräys koskee myös esiselvityksiä. Kannattaa huomioida, että kansallisilla vastinrahoittajilla voi olla laskujen maksamista koskevat eroavat määräykset.
Norjalaisten kumppaneiden on maksettava laskunsa viimeistään kuukauden sisällä hankkeen lopetuspäivästä. Norjan sihteeristö vastaa hankkeen päättämistä koskeviin kysymyksiin.
Hankkeen päättämiseen liittyy monia tärkeitä seikkoja. Joitakin kysymyksiä, joita kannattaa pohtia:
- Mitä hankkeelle tapahtuu sen päätyttyä?
- Miten hankkeen tulokset säilyvät?
- Miten voitte parhaalla tavalla levittää saamianne tietoja ja tuloksia?
Hankkeen sisällä saatujen opetusten sekä osapuolten välisen yhteistyön toimimisen pohtiminen on myös tärkeää. Ne ovat tärkeitä näkökantoja mahdollisen tulevan yhteistyön tiimoilta. Teidän tulee kuvata senkaltaisia kysymyksiä hankkeen loppuraportissa.
Joitakin päättämiseen liittyviä tärkeitä ajankohtia:
- Kansalliselle tarkastajalle jätettävä loppuselvitys on toimitettava viimeistään kahden kuukauden sisällä hankkeen lopettamispäivämäärästä
- Loppuraportti sekä lopullinen maksatushakemus jätetään Min ansökan/ Hakemukseni-toiminnon kautta viimeistään viiden kuukauden sisällä hankkeen lopettamispäivästä.
Yksittäisen hankkeen projektikauden viimeisin mahdollinen päättymispäivä on 30.syyskuuta 2022, mutta huomioi, että hankepäätöksessäsi mainittu päättymispäivä on voimassa ja se voi olla aikaisempi kuin 30. syyskuuta.
Kansalliselle tarkastajalle jätettävä loppuselvitys on toimitettava viimeistään kahden kuukauden sisällä hankkeen lopettamispäivämäärästä, mutta kuitenkin viimeistään 30.marraskuuta 2022.
Loppuraportti sekä lopullinen maksatushakemus jätetään Min ansökan/ Hakemukseni-toiminnon kautta viimeistään viiden kuukauden sisällä hankkeen lopettamispäivästä, mutta kuitenkin viimeistään 28. helmikuuta 2023.
Kansalliselle tarkastajalle suoritettava loppuselvitys
Kansalliselle tarkastajalle suoritettava loppuselvitys tapahtuu samoin kuin aiemmat tekemänne selvitykset lukuun ottamatta, että jättöaika on kuukautta pidempi, ja laskujen maksamisen saa suorittaa kahden kuukauden sisällä hankkeen päättämisestä. Laskujen on kuitenkin oltava maksetut viimeistään sinä päivänä, kun toimivaltainen toiminimen merkitsijä on signeerannut tilityslomakkeen. Saatte luonnollisesti tilittää aiemmin, mutta aikaisintaan silloin, kun kaikki kulut on maksettu.
Kansalliselle tarkastajalle suoritettavasta tilityksestä saa lisätietoja Toteutus-kohdassa.
Lopullinen maksatushakemus sekä loppuraportti hallintoviranomaiselle:
Lopullinen maksatushakemus suoritetaan samoin kuin aiemmin tekemänne maksatushakemukset. Lomakkeet/ Mallit- linkin alta löydätte Väli-/ loppuraporttimallin jonka liitätte loppuraportiksi. Lukekaa myös Väli-loppuraporttiohjeet, jotka löydätte samasta paikasta!
Loppuraportin tulee kuvata hankkeen toteutusta koko hankeaikana. Ottakaa erityisesti huomioon raportoinnin yhteydessä, että siitä selviää milloin eri toimenpiteet on suoritettu. Kuvaukset on muotoiltava siten, että hankkeen toimintaan aiemmin perehtymätön lukija kuitenkin saa hyvän käsityksen hankkeesta ja sen tuloksista. Hankkeen tuomien Pohjoinen-ohjelman tavoitteiden täyttymistä tukevien tulosten ja vaikutusten kuvaaminen on tärkeää.
Huomioikaa myös, että olette aiempien raporttien yhteydessä toimittaneet a – d -kohdissa mainitut hankkeessanne ajankohtaiset liitteet. Jos jokin niistä puuttuu, se on liitettävä loppuraporttiin. Loppuraportin on myös sisällettävä englanninkielisen tiivistelmän.
Lopullista talousraporttia lähettäessänne on tärkeää muistaa, että maksatushakemukseen sisältyvät kokonaiskustannukset eivät saa ylittää tukipäätöksestä ilmenevää kokonaiskustannusten budjettia. Kukin kustannuslaji saa sisältää poikkeamia budjettiin verrattuna, mutta kokonaisbudjettia ei saa ylittää.
Toteutus-kappale antaa lisätietoja hallintoviranomaiselle lähetettävästä maksatushakemuksesta.
Dokumentointi ja arkistointi
Kun hanke on päätetty, loppuraportti hyväksytty, ja kun olette vastaanottaneet tuen loppuosan, hankkeen asiakirjat ja laskentatiedot arkistoidaan. Tuensaajina vastaatte siitä, että kaikki asiakirjat ovat saatavilla tarkastusta varten seitsemän vuotta sen kalenterivuoden jälkeen, jona hanke päätettiin tai pitempään, jos kansalliset kirjanpitosäännöt niin määräävät. Asiakirjat arkistoidaan alkuperäiskappaleina tai varmennettuina kopioina tai yleisesti hyväksytyllä tietovälineellä kuten esim. CD-levyllä, USB-tikulla tai kovalevyllä. Tuensaajina vastaatte myös kaikkien hanketta koskevien asiakirjojen tallennuspaikkaa koskevasta dokumentoinnista. Se on erityisen tärkeää, koska organisaatiossa ei ehkä enää ole jäljellä hankehenkilöstöä, kun mahdollinen tarkastus tai tilintarkastus suoritetaan. Tuensaajan tulee dokumentoida esimerkiksi kuvakaappauksin hankkeen kotisivut ja mahdolliset sosiaalisen median kanavat. Tämä aineisto on säilytettävä, jotta voidaan todentaa viestintä- ja tiedotuskanavien olemassaolo ja käyttö hankkeen toteutusaikana tiedotusvelvollisuuksien mukaisiksi.
Huomioikaa, että suomalaisten tuensaajien on säilytettävä kaikki hanketta ja toteutettuja tarkastuksia koskevat asiakirjat 10 vuotta rahoituspäätöksessä vahvistetusta hankkeen päättymispäivästä.