Hankkeen suunnittelussa tulee ottaa huomioon siihen osallistuvien roolit. Hankkeeseen pakollisina kuuluvia rooleja ovat johtava tuensaaja (sähköisessä hakujärjestelmässä ”Min Ansökan/Hakemukseni” nimellä tuensaaja) ja tuensaaja (sähköisessä hakujärjestelmässä ”Min Ansökan/Hakemukseni” nimellä kanssahakija). Hankkeessa voi olla myös yhteistyökumppaneita. Hankkeella on myös oltava projektinvetäjä, joka yleensä kuuluu päähakijan organisaatioon.
Norjalainen yhteistyökumppani voi ottaa johtavan roolin hankkeen yhteisessä toteuttamisessa. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että norjalainen yhteistyökumppani vastaa hankkeen kokonaiskoordinoinnista sitä toteutettaessa. Myös tässä tapauksessa hankkeella on oltava ruotsalainen tai suomalainen päähakija, joka hakee ja ottaa vastaan EU-tuen. Lisätietoja asiasta saa yhteiseltä sihteeristöltä.
Johtava tuensaaja/päähakija
Jokaisella hankkeella on oltava yksi johtava tuensaaja, jonka on tultava ohjelma-alueelta joko Ruotsista tai Suomesta. Johtavalla tuensaajalla on päävastuu hankkeesta. Yhteinen sihteeristö toimittaa kaikki tiedot johtavalle tuensaajalle, joka myös kerää yhteen ja välittää yhteistyökumppaneiden kysymykset jne. eteenpäin. Tämän lisäksi johtava tuensaaja:
- Laatii yhteistyösopimuksen, joka kattaa kaikki hankkeeseen osallistujat (lue lisää yhteistyöohjelmasta kohdasta Toteutus)
- Vastaa siitä, että tuensaajien esittämät kulut ovat aiheutuneet hankkeen toteuttamisesta
- Vastaa siitä, että tarkastaja on käynyt läpi tuensaajien esittämät kulut (lue lisää tästä kohdasta Toteutus)
- Vastaa yhteydenpidosta hallintoviranomaisen kanssa
- Väli- ja loppuraportin toimittaminen
- Tekee EU-tuen maksatushakemuksen (lue lisää kohdasta Toteutus)
- Vastaa siitä, että tuensaajat saavat oman osansa EU-tuesta mahdollisimman nopeasti
- Virheellisesti maksetun tuen takaisinmaksu
Johtavan tuensaajan tulee tehdä tilannekatsauksia yhdessä muiden hankkeeseen osallistujien kanssa varmistaakseen, että hankkeen toiminta vastaa päätöksellä myönnettyä tukea.
Tuensaajat
Tuensaajat osallistuvat hankkeeseen hakemuksen ja päätöksen mukaisesti yhdessä johtavan tuensaajan kanssa. Kukin hankkeeseen osallistuja vastaa omista kuluistaan ja omasta rahoitusosuudestaan (myös rahoituksen hakemisesta mahdollisilta ulkopuolisilta rahoittajilta).
Yhteistyökumppanit
Yhteistyökumppani osallistuu hankkeen toteuttamiseen, mutta ei esitä mitään kuluja. Pyydämme teitä huomaamaan, että yhteistyökumppaneille ei ole varattu omaa välilehteä tai kenttää sähköisen hakujärjestelmän hakemuslomakkeella. Kumppania koskevat tiedot esitetään jossakin Min Ansökan/Hakemukseni kuvauskentistä. Lue lisää kohdasta Hakemukseni.
Ohjausryhmä
Hankkeella tulee olla myös ohjausryhmä, joka tekee hankkeen toteuttamista koskevat, yleisesti sovellettavat päätökset. Ohjausryhmä valvoo myös toimien vastaavuutta hankkeelle asetettujen tavoitteiden kanssa ja pyrkii toimillaan edistämään hankkeen pysymistä aikataulussa. Ohjausryhmän tulee tuntea hankkeessa harjoitettava toiminta hyvin ja olla kiinnostunut hankkeen kehittymisestä. Mitä paremmin ohjausryhmä on perillä hankkeesta, sitä paremmat mahdollisuudet sillä on tukea hankkeen toteuttamista aktiivisesti. Esiselvityshankkeissa ei vaadita ohjausryhmää.