Jotta hankkeellanne olisi mahdollisimman hyvät edellytykset onnistua, on suositeltavaa, että käytätte hankesuunnittelumallia työssänne. Tässä selostetaan 6-vaiheinen suunnittelumenetelmä, joka perustuu LFA-menetelmään (Logical Framework Approach[1]). Menetelmän perusajatuksena on, että ei aloiteta kertomalla, mitä tehdään (aktiviteetit), vaan, mitä on tarkoitus saavuttaa (tavoitteet). LFA-menetelmä on suunnittelumenetelmä, jota käytetään myös muissa ohjelmissa.
Vaihe 1 – Määritelkää peruste hankkeelle
- Tunnistakaa tärkein peruste hankkeen toteuttamiselle ja kuvailkaa sitä yhdellä tai muutamalla lauseella.Esimerkkejä perusteista:
- jotakin puuttuu
- jotakin tarvitsee kehittää
- on ongelmia, jotka tulee ratkaista.
- Tunnistakaa syyt nykyiselle tilanteelle ja kuvailkaa niitä.
- Pohtikaa nykyistä tilannetta ja kuvailkaa mitä vaikutuksia sillä on.
Kun vaiheessa 4 laaditte tavoitteet hankkeelle ja vaiheessa 5 suunnittelette aktiviteetteja, voitte käyttää määrittelemäänne perustetta ja määrittelemiänne syitä ja vaikutuksia hyväksenne.
Vaihe 2 – Analysoikaa ulkomaailmaa
Ulkomaailma, esimerkiksi toiset toiminnat tai erilaiset muutokset vaikuttavat aina hankkeeseen.
Analysoikaa ulkomaailmaa keräämällä tietoa:
- Siitä toimialasta/sektorista/alueelta, josta hankkeessa on kyse.
- Säännöksistä, lainsäädännöstä, suhdanteesta, kilpailuehdoista yms. tekijöistä, jotka vaikuttavat hankkeeseen.
- Aikaisemmin toteutettujen samaa alaa koskevien omien ja muiden vetämien hankkeiden tuloksista. Kartoittakaa tilanne kaikilla asianmukaisilla tasoilla: paikallisella, alueellisella, kansallisella ja kansainvälisellä tasolla.
- Muualla käynnissä olevasta vastaavanlaisesta toiminnasta. Kartoittakaa myös tämä kaikilla asianmukaisilla tasoilla: paikallisella, alueellisella, kansallisella ja kansainvälisellä tasolla.
- Relevanssista, eli onko hanke tarpeellinen?
Vaihe 3 – Tehkää osallisuusanalyysi
Osallisia ovat kaikki, jotka voivat vaikuttaa hankkeeseenne ja joille hankkeellanne on vaikutusta. Osallinen voi olla organisaatio tai yksilö. Hyvä keino oman hankkeen osallisten selville saamiseksi on näiden kartoittaminen. Laatikaa luettelo kaikista ryhmistä, organisaatioista ja muista toimijoista, jotka mahdollisesti voivat vaikuttaa hankkeeseen tai joihin hankkeella voi olla vaikutusta. Pohtikaa sitten suunnitelmaa tai linjauksia sille, miten toimitte näiden eri sidosryhmien suhteen.
Tunnistakaa myös oma kohderyhmänne ja kuvailkaa sitä. Kohderyhmäänne kuuluvat henkilöt, joille on hyötyä siitä, että hankeen tavoitteet toteutuvat.
Antakaa mielellään kaikkien hankesuunnitteluun osallistuvien olla mukana osallisten kartoittamisessa ja muistakaa, että voitte joutua tarkistamaan ja päivittämään osallisuusanalyysin hankkeen toteuttamisen aikana.
Vaihe 4 – Luokaa tavoitepuu
Kun olette määritelleet hankkeen perusteen, analysoineet ulkomaailmaa ja tehneet osallisuusanalyysin, on aika laatia tavoitepuu, jossa muotoillaan hankkeen visio ja tavoitteet. Valittujen tavoitteiden tulee edistää Pohjoinen-ohjelmalle asetettujen tavoitteiden saavuttamista.
Visionne ja tavoitteenne perustuvat vaiheissa 1-3 saatuihin tietoihin.
| Vaikutukse | ——–> | Visio/tarkoitus |
| Perust | ——–> | Hankkeen päätavoite |
| Syyt | ——–> | Osatavoittee |
Hankkeen vision voidaan sanoa olevan kokonaisvaltainen tavoite, joka innostaa ja opastaa teitä työssänne. Muotoilkaa visio niin, että se kuvailee sellaista tulevaisuuden olotilaa, näkymää, jonka saavuttamista hankkeella pyritään edistämään niin, että se toteutuu pitkällä aikavälillä, ehkä 5-10 vuotta hankkeen päättymisen jälkeen. Muotoilkaa visionne vaikutusten pohjalta. Vision ei tarvitse olla mikään tarkoin mitattavissa oleva luku.
Hankkeen päätavoitteesta tulee ilmetä hankkeen pääsuunta ja millä tavoin se edistää ohjelmakohtaisten tavoitteiden saavuttamista (lisätietoa ohjelman tavoitteista saa täältä). Muotoilkaa hanketavoite niin, että se kuvailee, mitä hankkeella saavutetaan, kun se päättyy. Muistakaa aikahorisontti, kun asetatte päätavoitteen suhteessa visioon. Päätavoite saavutetaan ehkä kolmen vuoden kuluessa, kun taas visio on pitemmän aikavälin tavoite.
Hankkeen pääasiallinen tavoite tulee olla mitattavissa, ja hankkeen ohjausryhmä vastaa tavoitteen saavuttamisesta, mittaamisesta ja seurannasta. Kun muotoilette hanketavoitetta, käyttäkää sitä hankkeen perusteen määrittelyä, jonka teitte vaiheessa 1.
Hankkeella voi olla useita osatavoitteita, jotka voivat kaikki olla mitattavia. Osatavoitteiden muotoileminen ei kuitenkaan ole pakollista, mutta ne voivat toimia hankkeen toteuttamisen opasteina. Osatavoitteiden tulee johtaa hankkeen aktiviteetteihin. Osatavoitteilla voi olla eri aikaperspektiivi; joku niistä ehkä saavutetaan muutaman kuukauden kuluessa ja jotkut tai joku yhden tai kahden vuoden kuluttua. Rajoittakaa osatavoitteiden määrä seitsemään. Jos asetetaan enemmän osatavoitteita, hanke ehkä joudutaan toteuttamaan pienempinä täysin erillisinä hankkeina.
Kun hankkeen osatavoitteet täyttyvät, saavutetaan hankkeen päätavoite, mikä pitkällä aikavälillä vaikuttaa myös visioon. Käyttäkää vaiheen 1 mukaista syiden kuvausta, kun muotoilette hankkeen osatavoitteet.
Muistakaa, että tavoitteiden tulee olla realistisia, ja eri tasojen tavoitteet tulee asettaa johdonmukaisesti.
Kuvassa 1 (PDF) on esimerkki siitä, miten hankkeen peruste, syyt ja vaikutukset voidaan tunnistaa ja miten niiden pohjalta voidaan laatia visio ja tavoite hankkeelle.
Vaihe 5 – Suunnitelkaa aktiviteetteja ja tuloksia
Hankkeen aktiviteetit ovat konkreettisesti suoritettavaa toimintaa. Aktiviteettien tulee siis kohdistua niihin syihin, jotka ovat aiheuttaneet tilanteen, jota haluamme muuttaa. Jos hankkeella on joitakin osatavoitteita, sillä on oltava näihin kytkettyjä aktiviteetteja.
Muistakaa, että aktiteettien tulee olla selkeitä ja eriteltyjä. Niiden täytyy olla voimassa olevien säännösten, lakien ja asetusten mukaisia. Muistakaa myös ilmoittaa aktiviteetit, jotka valmistelevat hankkeen päättymistä ja miten tuloksia käytetään.
Hakemuksessa täytyy ilmoittaa ajankäyttösuunnitelma, jossa ”hankkeenjohto” ja ”viestintä” ovat pakollisia aktiviteetteja. Voitte täydentää näitä omilla pääaktiviteeteilla ja osa-aktiviteeteilla. Viestinnällä tarkoitetaan, että teidän tulee ilmoittaa, miten aioitte hankkeessa viestiä ulkomaailman kanssa. Hankkeenjohtoaktiviteetin alla pitäisi olla osa-aktiviteetti ”loppuraportointi”. Teidän täytyy siis ajankäyttöä suunnitellessanne varata aikaa tätä varten.
Tarkemmat ohjeet ajankäyttö/aktiviteettisuunnitelman laatimiselle saatte kohdasta Hakemukseni.
Mitä tarkemmin eritelty aktiviteettisuunnitelmanne on, sitä helpompaa teidän on lisätä resursseja, budjetoida ja toteuttaa hanke. Valitkaa huolella kuka osapuolista vastaa kustakin aktiviteetista sekä ketkä osapuolista osallistuvat eri aktiviteetteihin. Mainitkaa myös milloin hankeaikana aktiviteetit toteutetaan. Näin saatte hyvää tukea hankkeen toteuttamiselle.
Aktiviteetit ja tavoitteet liittyvät läheisesti yhteen, mutta ne on pidettävä erillään toisistaan. Aktiviteetit ovat keino tavoitteiden saavuttamiseen, ja siksi esimerkiksi 15 seminaarin järjestäminen ei saa olla tavoite. Seminaarit ovat aktiviteetti. Tavoite voi esimerkiksi olla, että halutaan antaa seminaareihin osallistuville lisää tietoa.
Vaihe 6 – Tehkää riskianalyysi
Kaikkiin hankkeisiin liittyy erilaisia riskejä. Laatikaa suunnitelma voidaksenne hallita riskejä, jotka voitte ennakoida toiminnassanne. Riskejä voivat olla esimerkiksi myöhästyneet toimitukset, muutokset hankkeenjohdossa, maksuvalmiusongelmat, puutteellinen sitoutuminen johtoryhmässä ja eri maiden väliset eroavaisuudet päätöksentekoprosessissa esimerkiksi johtoryhmässä.
Riskiä ei voida määritellä reaalisten tosiasioiden pohjalta, vaan se on vaaratilanne, joka voi tapahtua tulevaisuudessa. Jos esimerkiksi tiedätte, että aikataulunne on tiukka, niin se ei ole mikään riski. Riskin toteutuminen on epävarmaa. On hyvä, jos työhön osallistuvilla on eri alojen kokemusta, koska tällöin on helpompi ennakoida riskit ja valmistautua niihin.
On suositeltavaa, että teette riskianalyysin ja tarkastatte sen säännöllisesti.
Onko kaikki vaiheet toteutettu?
Siinä tapauksessa olette luoneet edellytykset hankkeen onnistumiselle!
Näin ollen:
- hanke on suunniteltu ja rajoitettu hyvin
- hankkeella on hyvin toimiva organisaatio
- hankkeella on riittävät resurssit ja riittävä osaaminen toiminnan harjoittamiseen
- hanke on juurrutettu hyvin hakijan omaan organisaatioon
- hankkeella on hyvin toimiva sisäinen ja ulkoinen viestintä
- hankkeella on selkeä hanketavoite
- hankkeella on joku, joka huolehtii hankeen toiminnasta ja tuloksista päättymisen yhteydessä.
[1] Lisätietoa LFA-menetelmästä ja sen alkuperästä http://www.sida.se/English/publications/Publication_database/publications-by-year1/2002/april/the-logical-framework-approach-lfa/