Toimitilakulut ja hallinnolliset kulut on rajattava seuraaviin osatekijöihin:
- Toimitilojen vuokra
- Vakuutukset ja verot, jotka liittyvät rakennuksiin, joihin henkilöstö on sijoitettuna, ja toimistokalusteisiin, esim. tulipalon ja varkauden varalta otetut vakuutukset
- Yleishyödylliset palvelut, esim. sähkö-, lämmitys- ja vesikustannukset
- Toimistotarvikkeet
- Tuensaajaorganisaation sisäinen liikekirjanpito
- Arkistot
- Huolto-, siivous- ja korjauskustannukset
- Turvallisuus
- Tietotekniset järjestelmät
- Viestintä, esim. puhelin, faksi, internet, postipalvelut ja käyntikortit
- Tilin tai tilien avaamisesta ja hoitamisesta aiheutuvat pankkimaksut, jos toimen toteutus edellyttää erillisen tilin avaamista
- Valtioiden rajat ylittävistä rahoitustapahtumista veloitettavat maksut
Toimisto- ja hallintomenot voidaan esittää kirjanpidossa kahdella eri tavalla, joko jompikumpi suorina tai välillisinä kustannuksina. Välillisten kustannusten flat rate-mallia ei voi käyttää, jos tuensaaja ilmoittaa toimisto- ja hallintomenot suorina kustannuksina.
Esimerkkejä kustannuksista, jotka sisältyvät kiinteisiin menoihin:
- Toimitilojen ja hankkeessa työskentelevän henkilöstön työpaikkaan liittyvät kustannukset, kuten esimerkiksi vuokra, sähkö, kaasu, lämmitys, vesi, turvallisuus, huolto, siivous, hankehenkilöstön toimitilojen korjaus, toimistokalusteet, puhelin (myös puhelimen hankinta), tietokone (myös tietokoneen hankinta), ohjelmistot, faksi, internet, postipalvelut, käyntikortit, kopiointi, paperi ja värikasetit. Myös sisäiset kokoustilat sisältyvät kiinteisiin kustannuksiin.
- Vakuutukset ja verot, jotka liittyvät rakennuksiin, joihin henkilöstö on sijoitettuna, ja Toimistokalusteisiin (esim. tulipalon ja varkauden varalta otetut vakuutukset).
- Tuensaajaorganisaation sisäinen liikekirjanpito.
- Arkistot.
- Tilin tai tilien avaamisesta ja hoitamisesta aiheutuvat pankkimaksut, jos toimen toteutus edellyttää erillisen tilin avaamista.
- Valtioiden rajat ylittävistä rahoitustapahtumista veloitettavat maksut.
- Organisaation muut palvelut, jotka koskevat henkilöstöä, joka ei suoraan työskentele hankkeessa, kuten esimerkiksi johto, asiakaspalvelu, henkilöstöyksikkö, talous, hallinto, tietokonejärjestelmät ja -tuki, tiedotus, markkinointi ja juridiikka.
- Sisäinen edustus, kun osallistujat edustavat ainoastaan yhtä tai joitakin harvoja hankekumppaneita.
Mikäli hankkeessa ei synny välillisiä kustannuksia, kirjataan tähän kustannuslajiin kuuluvat mahdolliset kulut suorina kustannuksina. Nämä kulut tulee vahvistaa kirjanpito- ja laskutosittein.
Huomioi että kaikkien hankkeen partnereiden (myös norjalaisten) on ilmoitettava tämän tyyppiset kustannukset samalla tavalla! Toisin sanoen yksi partneri ei voi ilmoittaa kuluja suorina ja toinen taas välillisinä.
Huomioi että kaikkien hankkeen partnereiden (myös norjalaisten) on ilmoitettava tämän tyyppiset kustannukset samalla tavalla! Toisin sanoen yksi partneri ei voi ilmoittaa kuluja suorina ja toinen taas välillisinä.
Esimerkki välillisten kulujen kirjaamisesta kiinteämääräisen, 15 prosentin korvauksen mukaan:
Järjestö kirjaa toimitila- ja puhelinkulut varsinaiseen toimintaansa kuuluviksi. Hankkeen aloittamisen jälkeen käy ilmi, että hankkeessa työskentelevät henkilöt käyttävät toimitiloja ja puhelimia hankkeessa. Hankkeen katsotaan aiheuttavan välillisiä kustannuksia. Hankkeen henkilöstökustannuksen kokonaismäärä on 150 000 EUR. Välillisiksi kustannuksiksi kirjataan 22 500 EUR (150 000*0,15). Välillisiä kustannuksia ei tarvitse todentaa perustein.
Haluamme muistuttaa teitä siitä, että kiinteämääräisen, 15 prosentin korvauksen mukaan lasketut välilliset kustannukset tulee kirjata hakemuksessa välillisiä kustannuksia!
Esimerkki suorien kustannusten kirjaamisesta:
Järjestöllä on toimitiloista, siivouksesta, toimistotarvikkeista ym. aiheutuneita kustannuksia, jotka ovat syntyneet hankkeen toteuttamisen yhteydessä. Tuensaajalla ei olisi ollut näitä kustannuksia ilman toteutettua hanketta. Näissä tapauksissa kustannukset kirjataan suoriksi kustannuksiksi kustannuslajina Toimitilakulut ja hallinnolliset kulut ja ne todennetaan kirjanpito- ja laskutosittein.
Mahdollisen tarkastuksen tapahtuessa tuensaajan on esiteltävä seuraavat asiakirjat:
- Laskutusperusteet
- Maksukuitit (esim. pankin tositteet)