Kustannukset voidaan kirjata hankkeeseen siitä päivästä lähtien, kun hakemus on lähetetty hallintoviranomaiselle. Tämä tapahtuu kuitenkin omalla vastuulla, koska hankkeelle ei välttämättä myönnetä tukea.
Menojen tukikelpoisuus edellyttää tiettyjen edellytysten täyttymistä. Menot ovat tukikelpoisia, mikäli ne:
- ovat aiheutuneet hankkeen toteuttamisesta
- ovat kohtuullisia
- ovat aiheutuneet sen hankekauden aikana, jota tukipäätös koskee
- ovat sopusoinnussa sovellettavan unionin lainsäädännön ja kansallisen lainsäädännön kanssa
- täyttävät tukipäätöksessä määritellyt ehdot
- voidaan vahvistaa tuensaajan toimesta laskukopioilla, kirjanpitotositteilla tai muilla asiakirjoilla, jotka on kirjattu hyvän kirjanpitotavan mukaan tai jotka täyttävät yksinkertaistettua kirjanpitoa koskevat ehdot
Hanke tulee tilittää erikseen jokaisen hankkeeseen osallistujan kirjanpidossa, ts. hankkeeseen kuuluvien kustannusten, tulojen ja rahoituksen tulee olla suoraan luettavissa kirjanpidosta riippumatta siitä, onko samaan aikaan meneillään myös muuta toimintaa. Projektikohtaiseen kirjanpitoon ei tarvitse kirjata kuluja, jotka perustuvat yksinkertaistettuun raportointivaihtoehtoon, kuten esimerkiksi 15%- tai 40% -kaavan
EU-hankkeiden tulee olla kustannustehokkaita, ts. kustannusten tulee noudattaa säästäväisyyteen, tehokkuuteen ja tarkoituksenmukaisuuteen perustuvaa moitteettoman varainhoidon periaatetta. Kustannustehokkuuden tarkoitus on vahvistaa tuloskeskeisyyttä ja varmistaa EU-varojen sääntöjenmukainen käyttö.
Hankkeeseen osallistujien tulee huomioida maksuvalmius suunnittelussa, koska tuet maksetaan syntyneiden kustannusten perusteella jälkikäteen. Hankkeeseen osallistujien maksuvalmiuden tulee siis riittää hankkeen kustannuksista vastaamiseen tuen maksamiseen saakka.
Hankkeen päättymispäivämäärän jälkeen ei saa kirjata kustannuksia. Muistattehan. että kaikki hankkeen kustannukset tulee maksaa viimeistään kaksi kuukautta hankekauden jälkeen, ja ennen kustannusraportin jättämistä kansalliselle tarkastajalle (lue lisää kustannusraportin jättämisestä Kansalliselle tarkastajalle toimitettava menoja ja rahoitusta koskeva selvitys). Ainoa poikkeus on suomalaisen kansallisen tarkastajan todistuksesta aiheutuvat kustannukset. Nämä kustannukset voidaan maksaa myöhemmin, mutta kuitenkin ennen kuin lopullinen maksatushakemus lähetetään hallintoviranomaiselle.
Update 28.08.2020