Interreg Pohjoisen yhdeksäs hakukierros avautui 14 joulukuuta 2018. Uutuutena tällä kierroksella on kaksi yksinkertaistamista jotka uusi EU-asetus mahdollistaa. On vapaaehtoista käyttää kyseisiä yksinkertaistuksia. Esitutkimus-hankkeiden on valittava yksi yksinkertaistusmalleista ja käyttää sitä koko esitutkimuksen aikana.
Yksinkertaistettu tilitysmalli esiselvityksiä varten: kertakorvaus (Lump sum)
Pohjoinen-ohjelmassa on otettu käyttöön yksinkertaistetuksi kertakorvaukseksi kutsuttu tilitysmalli, jota voidaan käyttää EU-tukea saaneissa esiselvityksissä. Tätä mallia käytettäessä EU-tuki maksetaan kertakorvauksena, jos esiselvityksessä saavutetaan tulokset, jotka on vahvistettu silloin kun tukipäätös tehtiin. Kertakorvausta ei sovelleta norjalaisten kumppanien IR-varoihin.
Hakemus
Johtava tuensaaja jättää hakemuksen tavalliseen tapaan Min Ansökan -järjestelmässä. Ohjeet ja hankeopas löytyvät sivustosta. Kuten aikaisemminkin, esiselvitystä koskevan hakemuksen voi jättää koska tahansa. Kaikki toimintalinjat ovat käytettävissä, jos muuta ei ole mainittu. Kustannukset merkitään budjettiin tavalliseen tapaan Min Ansökan -järjestelmässä.
Valmisteleminen ja päättäminen
Sihteeristö valmistelee hakemuksen. Hallintoviranomainen tekee päätökset. Jos hakemus on puutteellinen eikä sitä voida valmistella, se voidaan hylätä heti. Vaikka hakemus on täytetty oikein, sen sisältöä on ehkä täydennettävä, tällöin käsittelijä ilmoittaa asiasta hankkeelle. Valmisteluvaiheessa käsittelijä esimerkiksi tarkastaa, onko hakemus merkityksellinen ohjelman kannalta ja oikeuttavatko hankkeen kustannukset tukeen. Hakijan on kuvattava hankkeen sisältö selkeästi. Käsittelijän on pystyttävä arvioimaan huolellisesti, ovatko ilmoitetut henkilöstökustannukset kohtuullisia suhteessa toimenpiteisiin.
Jos tukea voidaan myöntää, käsittelijä ja tuensaaja sopivat, myönnetäänkö esiselvitystä varten yksinkertaistettuun malliin perustuva kertakorvaus. Tämä vahvistetaan tukipäätöksessä. Kertakorvaus perustuu hakemuksessa ilmoitettuun budjettiin, tuen määrään ehtoineen ja tuloksiin, jotka on saavutettava ja jotka vahvistetaan tukipäätöksessä. Esiselvityksissä, joille tuki myönnetään yksinkertaistetun mallin mukaisesti kertakorvauksena, voidaan vain hankkeen kestoaikaan tehdä muutoksia. Kustannuslajien jakaumaa ei tarvitse muuttaa, koska varsinaisten kustannusten käyttöä ei tarkasteta.
Valvonta ja maksaminen
Jos käytetään yksinkertaistettuun malliin perustuvaa kertakorvausta, kansallista valvontaa (first level control) ei tarvita, koska kustannusten toteutumista ei seurata. Kun hanke jättää maksatushakemuksen Min Ansökan -järjestelmässä, kansallisen valvojan ei tarvitse vahvistaa kustannuksia. Kun haetaan maksatusta, kustannukset täytetään budjetin mukaisesti siten, että haettu EU-rahoitussumma vastaa myönnettyä kertakorvausta. Kertakorvaus maksetaan, jos tukipäätöksen ehtojen mukaiset tulokset saavutetaan ja sihteeristö hyväksyy ne. Jos tulosta ei saavuteta, maksaminen evätään. Tukea ei voi maksaa osina.
Hakijan on otettava huomioon se, että vaikka kustannusten todellista toteutumista ei valvota, kilpailuttamislakeja ja tiedottamisvelvollisuussääntöjä on noudatettava.
Yksinkertaistettu tilitysmalli – kaksi kustannustyyppiä kaikkia hanketyyppejä varten
Pohjoinen-ohjelmassa on otettu käyttöön yksinkertaistettu 40 % -kaavaksi kutsuttu tilitysmalli, jota voidaan käyttää kaikissa EU-tukea saaneissa hankkeissa ja esiselvityksissä. Tätä menetelmää käytettäessä hankkeen muut kustannukset kuin henkilöstökustannukset lasketaan prosenttimääräisenä korvauksena siten, että niiden osuus on 40 % henkilöstökustannuksista. 40 % -korvausta ei sovelleta norjalaisten osapuolien IR-varoihin.
Hakemus
Johtava tuensaaja jättää hakemuksen tavalliseen tapaan Min Ansökan- järjestelmässä. Ohjeet ja hankeopas löytyvät sivustosta. Kuten aikaisemminkin, esiselvitystä koskevan hakemuksen voi jättää koska tahansa, mutta päähankehakemukset jätetään hakemuskierrosten yhteydessä. Kaikki toimintalinjat ovat käytettävissä, jos muuta ei ole mainittu. Budjetti ilmoitetaan tavalliseen tapaan Min Ansökan- järjestelmässä. Kustannuslajeja on vain kaksi: henkilöstö- ja prosenttimääräisesti laskettavat kustannukset.
Valmisteleminen ja päättäminen
Sihteeristö valmistelee hakemuksen. Hallintoviranomainen tekee päätökset, kun hallintokomitea on priorisoinut hakemukset. Jos hakemus on puutteellinen eikä sitä voida valmistella, se voidaan hylätä heti. Vaikka hakemus on täytetty oikein, sen sisältöä on ehkä täydennettävä, tällöin käsittelijä ilmoittaa asiasta hankkeelle. Valmisteluvaiheessa käsittelijä esimerkiksi tarkastaa, onko hakemus merkityksellinen ohjelman kannalta ja oikeuttavatko hankkeen kustannukset tukeen. Hakijan on kuvattava hankkeen sisältö selkeästi. Käsittelijän on pystyttävä arvioimaan huolellisesti, ovatko ilmoitetut henkilöstökustannukset kohtuullisia suhteessa toimenpiteisiin.
Valvonta ja maksaminen
Henkilöstökustannuksista on laadittava selvitys kansalliselle valvojalle (first level control) noudattamalla käytäntöjä. Kansallinen valvoja tarkastaa vain henkilöstökustannukset. Prosenttimääräisesti laskettaviksi kustannuksiksi hyväksytään 40 % hyväksytyistä henkilöstökustannuksista. Prosenttimääräisesti laskettavien kustannusten toteutumista ei valvota. Prosenttimääräisesti laskettavien kustannusten osalta tositteita (esim. laskuja tai muita kirjanpidon tositteita) ei tarvitse esittää.
Hanke jättää maksatushakemuksen Min Ansökan -järjestelmässä tavalliseen tapaan. Siinä esitetään vain henkilöstö- ja prosenttimääräisesti laskettavat kustannukset kansallisen valvojan antaman todistuksen mukaisesti.
Hakijan on otettava huomioon se, että vaikka prosenttimääräisesti laskettavien todellisten kustannusten toteutumista ei valvota, kilpailuttamislakeja ja tiedottamisvelvollisuussääntöjä on noudatettava.