Min ansökan

Det elektroniska ansökningssystemet ”Min ansökan” är ett nytt system för hantering av ansökningar. Samma system används för att söka stöd inom fler områden än EU:s strukturfonder. I Nordprogrammet är det den samordnande stödmottagaren som ska lämna in ansökan via detta system. Observera att den samordnande stödmottagaren i systemet kallas stödsökande och övriga stödmottagare kallas medsökande.

Min ansökan är uppdelad i olika delar där ni som sökande ska fylla i de uppgifter som begärs. I varje flik i Min Ansökan finns det en klickbar informationsruta ”i”. Om ni klickar på denna öppnas ett nytt fönster och ni länkas direkt till detta avsnitt i projekthandboken. Nedan kan ni läsa mer detaljerat om vad ni måste ange under respektive flik i er ansökan.

Ansökan lämnas in på finska eller svenska när det gäller EU-medel.

Guide Min ansökan

Allmänna uppgifter

Den samordnande stödmottagaren ska här ange formella uppgifter som projektnamn, projektets start- och slutdatum, programgeografi (programområde Nord eller Sápmi) och vilken typ av projekt ni söker stöd för (projekt eller förstudie). Välj gärna ett projektnamn som är kort och kärnfullt.

Stödsökanden

Den samordnande stödmottagaren fyller här i uppgifter om dem själva, till exempel organisationsnummer, adress, uppgifter om firmatecknare samt CFAR-nummer. CFAR-nummer är ett arbetsställes åttasiffriga identitet som tilldelas av Statistiska Centralbyråns företagsregister (mer information finns på scb.se). CFAR-nummer ska bara anges av svenska sökanden. Det finns ett fåtal svenska organisationer som inte har tilldelats ett CFAR-nummer. För att komma vidare med ansökan anges det fiktiva arbetsställenumret 1818-1818.

Under denna flik ska ni även ange en motivering kring varför organisationen vill delta i projektet och vilken kompetens organisationen bidrar med. Beskriv även varför det är just er organisation som har den rätta kompetensen och ägarskapet till de frågeställningar som projektet vill lösa.

I slutet av formuläret ska ni välja BIC och IBAN som betalningssätt (något annat betalningssätt får inte anges). BIC-koden är den mottagande bankens identifieringskod och består alltid av 8 eller 11 tecken där de sex första är bokstäver. IBAN-numret är kopplat till mottagarens kontonummer och består av landskod, kontonummer etc. Finska IBAN-nummer har 18 tecken och svenska har 24.

Medsökanden

När ni klickar på denna flik öppnas ett nytt fönster där ni kan lägga till en medsökande. Fyll i de uppgifter som krävs och gå sedan vidare. Om flera medsökanden ska läggas till skapas ett nytt fönster för respektive medsökande.

Norsk partner

Under denna flik lägger ni till projektets norska partner om sådan finns. Ett nytt fönster öppnas och där fyller ni i de uppgifter som behövs. Spara uppgifterna och gå sedan vidare.

Projektbeskrivning

Under denna flik ska sökanden lämna information om;

• Investeringsprioritering
  Inom varje insatsområde har det valts ut en eller flera investeringsprioriteringar som visat sig vara relevanta och viktiga för regionen. Beroende på vilket insatsområde ni har valt att ansöka inom kommer investeringsprioriteringarna automatiskt fram. Observera att det inom insatsområde 1(Forskning och Innovation), 2 (Entreprenörskap) och 4 (Gemensam arbetsmarknad) bara finns en investeringsprioritering att välja. Inom insatsområde 3 (Kultur och miljö) finns det tre investeringsprioriteringar att välja mellan. Ni ska bara välja en av dessa.
• Kvantifiera projektets bidrag till aktivitetsindikatorn
  Indikatorerna är olika beroende på valt insatsområde och vald investeringsprioritering. Välj de indikatorer som passar in i ert projekt och ange förväntat utfall, t.ex. 100 deltagare. Till er hjälp finns dokumentet ”Definitioner av Nordprogrammets aktivitetsindikatorer” . Där kan ni läsa vad respektive indikator syftar till att mäta och hur uppföljning av indikatorerna ska ske. Observera att alla indikatorer inte behöver vara aktuella för ert projekt utan det är möjligt att lämna vissa fält obesvarade. Aktivitetsindikatorerna används sedan för att följa upp att programmet arbetar mot programmålen.
• Programspecifikt mål
  Inom varje investeringsprioritering finns det specifika mål som programmet vill uppnå. Beroende på vald investeringsprioritering kommer de specifika målen automatiskt fram. Ni ska bara välja ett av målen. Tänk på att projektets mål ska medverka till att uppfylla det programspecifika målet som ni valt. Det ska alltså finnas en röd tråd mellan projektets mål och programmets mål.
• Kommentar till indikatorerna
  Redogör för hur ni resonerat och räknat för att komma fram till era värden på valda indikatorer. Beskriv också hur ni ska samla in resultatet och följa upp valda indikatorer.
• Projektets huvudsakliga mål
  Projektet ska ha ett huvudsakligt mål som ska bidra till det specifika programmålet som ni valt. Formulera det huvudsakliga målet så att det beskriver vad projektet levererar när det avslutas ( T. ex Användningen av samiska språket har ökat bland ungdomar). Ett projekt kan också ha delmål som ska bidra till att det huvudsakliga målet nås men det är viktigt att det går att särskilja eventuella delmål från det huvudsakliga målet. Stöd och hjälp för hur ett huvudmål kan formuleras finns i avsnittet projektplanering. Om ni skapat ett målträd enligt steg 4 i planeringsmodellen har ni god hjälp.
• Förväntat resultat
  Redogör för projektets förväntade resultat och nytta vid projektets slut. Beskriv hur resultaten ska användas av er och på vilket sätt er målgrupp kommer att ha nytta av resultaten. Ange också vad projektet konkret ska göra för att åstadkomma bestående resultat som lever vidare efter projektets slut. Ta hjälp av steg 3 (målgrupp) och steg 5 (resultat) i planeringsmodellen.
• Motivera projektet
  Redogör kring varför det är viktigt att genomföra projektet och hur det bidrar till att uppnå de mål som finns för programmet. Tydliggör hur projektet skiljer sig från er ordinarie verksamhet. Tänk på att det inte är en sammanfattning av projektet som ska anges här utan en motivering till att projektet ska genomföras. Ligger projektet rätt i tiden? Vad skulle hända om projektet inte genomfördes? Vad är nyskapande i projektet och annorlunda från tidigare? Ta fram kärnan för projektet som gör det speciellt.
• Gränsöverskridande mervärde
  Redogör för projektets gränsregionala betydelse och det mervärde som skapas genom samarbetet över gränserna. Mervärdet behöver inte begränsas till att bara gälla de deltagande länderna utan mervärde kan även skapas för t.ex. regionen. Lyft fram vilka fördelarna är med att projektet genomförs gränsregionalt och inte nationellt.
  Läs mer om gränsöverskridande mervärde i avsnittet Från idé till ansökan.
• Samband med övriga insatser
  Beskriv på vilket sätt projektet har kopplingar till t.ex. andra projekt eller tidigare genomförda projekt och insatser.Till er hjälp kan ni göra en omvärldsanalys genom att samla kunskap om bl.a. området projektet befinner sig i, liknande verksamheter som pågår, resultat av redan genomförda projekt osv. Läs mer om omvärldsanalys i steg 2 i planeringsmodellen.
• Horisontella kriterier – hållbar utveckling, jämställdhet mellan kvinnor och män, lika möjligheter och icke-diskriminering samt det samiska språket för de samiska projekten.
  Redogör hur de horisontella kriterierna kan kopplas till de aktiviteter som ni i projektet planerar att arbeta med under projekttiden. Hur ska ni integrera kriterierna i ert dagliga arbete?
• Specificera målgrupp
  Välj den huvudsakliga målgruppen (det går bara att välja en). I fritextfältet kan ni sedan beskriva mer specifikt vilken målgrupp som avses eller beskriva om det är så att ni har fler målgrupper än den ni valt som huvudsaklig.
  Ta hjälp av steg 3 i planeringsmodellen där ni har identifierat er målgrupp.
• Sammanfattande projektbeskrivning
  Skriv en kort och kärnfull sammanfattning av projektet på det språk ni använt i ansökan (svenska eller finska). I sammanfattningen ska ni t.ex. beskriva projektets syfte, mål och förväntat resultat. Beskrivningen ska ge en klar bild över projektet. Sammanfattningen kan komma att användas i olika informationssammanhang.
• Abstract på engelska
  Översätt sammanfattningen till engelska.
• Sammanfattande projektbeskrivning (annat språk)
  Översätt sammanfattning till finska eller svenska.

Tid- och aktivitetsplan

Under denna flik lägger ni in uppgifter kring projektets aktiviteter. Ange start- och slutdatum, kostnad samt en beskrivning av aktiviteten. Under varje huvudaktivitet är det är möjligt att lägga till delaktiviteter. De aktiviteter som ni genomför i projektet ska leda till att projektet når sina mål. Det är därför viktigt att ni som sökande beskriver aktiviteterna på ett så tydligt och omfattande sätt som möjligt. Ni ska t.ex. ange vem som är ansvarig för respektive aktivitet och hur de olika parterna samverkar med varandra utifrån de aktiviteter som ni har angett. Tänk på att aktiviteterna kan ha olika tidsperspektiv. Någon aktivitet kanske ska genomföras under ett par månader medan andra aktiviteter ska pågå under ett eller två år.

Aktiviteterna ”projektledning” och ”kommunikation” är obligatoriska.  Aktiviteten projektledning kan bestå av information kring projektets struktur och organisation, styrning, ansvarsfördelning och roller. Under aktiviteten projektledning bör ni lägga upp en delaktivitet som heter ”slutrapportering”. Det innebär att ni i tidsplaneringen måste tänka på att avsätta tid till detta. Med aktiviteten kommunikation menas att ni ska ange hur ni inom projektet har tänkt kommunicera med omvärlden och vilka verktyg, metoder och kanaler ni ska använda er av.

Ta hjälp av steg 5, Planera för aktiviteter och resultat i planeringsmodellen.

EU-budget

Under denna flik ska projektets EU-budget läggas in. Programmet använder sig av partnerbudgetar och därför ska varje part ha sin egen budget. Utifrån de organisationer ni lagt upp i flikarna sökande respektive medsökande skapas kolumner för respektive stödmottagares budget.

Det är viktigt att ni specificerar era budgeterade kostnader på en rimlig nivå. Observera att förstudier måste använda någon av förenklingsmodellerna – klumpsumma eller ”40%-schablonen”. Vid klumpsumma fylls budgeten i med de kostnadsslag som är aktuella i just ert projekt. Vid 40%-schablonen används bara två kostnadsslag – personalkostnader och schablonkostnader. Projekt som inte är förstudier kan välja att använda ”40%-schablonen” eller ange budget utifrån samtliga kostnadsslag som är aktuella i just det projektet. Observera att om 40%-schablonen används i ett projekt måste alla EU-parter i projektet använda sig av den modellen. Det är inte möjligt att en part lägger sin budget utifrån samtliga kostnadsslag och en part utifrån 40%-schablonen.

Här finns en budgetmall som kan användas som hjälp vid ifyllnad av budget i Min ansökan.

Aktuella kostnadsslag är:

• Personalkostnader: Avser kostnader för anställd projektpersonal med heltidsanställning, deltidsanställning eller timanställning. Personalkostnaderna ska specificeras utifrån de olika rollerna inom projektet.  Lönebikostnader (sociala avgifter etc.) ska anges på en egen rad i budgeten. Ange även hur mycket tid respektive person/roll beräknas lägga i projektet.
• Kontorsutgifter och administrativa utgifter: Kostnadsslaget avser endast direkta kostnader för t.ex. hyra av kontorslokaler, el, värme, kontorsmaterial, telefon. Om ert projekt ger upphov till indirekta kostnader ska ni istället använda 15% -schablonen för indirekta kostnader (se kostnadsslaget för schablonkostnader). Observera att alla parter inom ett projekt (även de norska) måste redovisa denna typ av kostnader på samma sätt! En part kan med andra ord inte redovisa dessa kostnader som direkta medan en annan part väljer att använda 15%- schablonen.
• Kostnader för extern sakkunskap och externa tjänster: Exempel på stödberättigande kostnader är studier eller kartläggningar, tjänster i samband med genomförande av ett evenemang eller möte, olika konsult- och redovisningstjänster, marknadsföring och reklam. Utgifter inom detta kostnadsslag är viktiga att specificera eftersom det i många fall handlar om upphandling av tjänster.
• Kostnader för resor och logi: Avser utgifter för resor som t.ex. biljettkostnader, måltider, traktamenten och visum. Endast kostnader för resor och logi som avser egen personal ska tas med. Resekostnader för externa experter som t.ex. talare eller styrgruppsmedlemmar som inte är anställda av stödmottagaren ska tas med under kostnadsslaget extern sakkunskap och externa tjänster.Om ni i projektet planerar att genomföra resor utanför programområdet ska kostnaderna för dessa resor specificeras på en eller flera egna rader i budgeten. Programområdet hittas via ”Dokument – kartor”.
• Utrustning: Kostnader för t.ex. maskiner och instrument som används i projektet, laboratorieutrustning, programvara för IT, möbler, inredning och verktyg. Specificera utgifterna för utrustning, vad som ska köpas och hur det ska användas i projektet. Ange också när i tiden inköpen ska genomföras.
• Schablonkostnader: Det finns två schablonsatser: 15% eller 40%. Vilken schablonsats ni ska ange i er budget beror på vilket sätt ni väljer att redovisa ert projekt på. Schablonen för indirekta kostnader beräknas som 15% av personalkostnader och kan användas då ni budgeterar med alla de kostnadsslag som är aktuella i ert projekt. Posten schablonkostnader avser då projektets kostnader för t.ex. kontorslokaler för projektpersonal, el, kontorsmaterial, städning, telefon och ev. datorinköp för projektpersonal. Om ni istället har valt att redovisa ert projekt enligt förenklingsmodellen ”40%-schablonen” så används kostnadsslaget schablonkostnader för att lägga in en schablon på 40% av personalkostnaderna vilket ska täcka projektets övriga kostnader utöver personalkostnaderna.
• Avgår projektintäkter: Om projektet genererar intäkter anges de som ett minusbelopp. Observera att projekt vars totala stödberättigande utgifter överstiger 1 MEUR även ska uppskatta intäkter som uppstår efter projekttidens slut.

Läs mer om vad som kan ingå i respektive kostnadsslag i avsnittet Genomföra i denna handbok.

Ett exempel på hur budgeten kan specificeras.

Under fliken EU-budget läggs även uppgifter om finansiering in. Medfinansiering delas upp på offentlig kontantfinansiering och privat kontantfinansiering. Om ni ska välja offentlig- eller privat kontantfinansiering beror på om organisationen som medfinansierar är offentlig eller privat.

När alla uppgifter i budgeten fyllts i sker en automatisk beräkning av EU-stöd utifrån de kostnader och den medfinansiering som lagts in. Tänk på att maximalt EU-stöd är 65 % av stödberättigande kostnader.

Bilagor

I denna sista flik ska bilagor läggas till. Obligatoriska bilagor är:

• Registeringsbevis (om sökanden är en förening eller ett företag)
• Firmateckningsbevis
• Bokslut/verksamhetsberättelse för de två senaste åren (om sökanden är en förening eller ett företag)
• Försäkran på ansökt medfinansiering
• Eventuell redovisning över stöd som mottagits enligt ”de minimis” (läs mer om de reglerna i avsnittet Genomföra)
• Intyg om eventuell befrielse från momsredovisning för projektets verksamhet (utlåtande från skattemyndighet)
• Kontobevis som intygar kontonumret som angivits i formen BIC och IBAN.

Bilagornas totala storlek i Min ansökan får inte överskrida 50 Mb, (enskilda dokument max 20 Mb). Det kan betyda att ni som sökande måste skicka in vissa bilagor med e-post till någon av beredningshandläggarna på det gemensamma sekretariatet. Kontaktuppgifter hittas här.

När ni fyllt i alla fält under samtliga flikar ska ansökan sparas och sedan kontrolleras, signeras och skickas. När ni skickat ansökan elektroniskt anses den vara inkommen. Om något obligatoriskt fält inte fyllts i visas det i rött och det är inte möjligt att gå vidare. Ansökan kan skrivas ut i PDF-format.

När ansökan skickats in elektroniskt  ska ni skriva ut ett dokument  från systemet som kallas missiv (görs från vyn Mina ansökningar – signera manuellt). Missivet består av en del kontrolluppgifter och ska signeras av firmatecknare hos den samordnande stödmottagaren . Senast två veckor efter att ansökan har lämnats in via Min Ansökan ska det undertecknade missivet skickas in som skannad kopia via e-post till Förvaltande myndighet, interregnord.norrbotten@lansstyrelsen.se.

Övriga bilagor ska bifogas elektroniskt direkt i Min Ansökan (alternativt med e-post om storleken på bilagan gör att den inte går att ladda upp i Min ansökan).

 

Update 2020-03-12