Personalkostnader
Personalkostnader får endast bestå av faktiska lönekostnader och kostnader som är direkt kopplade till lönerna, till exempel skatter och sociala avgifter inklusive pensioner.
En person ses som anställd när organisationen betalar ut ersättning i form av löner/arvoden inklusive lönebikostnader för arbete som utförts i projekt. Detta gäller även om personen inte har en ordinarie anställning i organisationen. Det kan till exempel vara ett arvode som betalas ut för deltagande i projektarbete vid ett visst givet tillfälle som till exempel ett styrgruppsmöte eller ett musikarrangemang. Det kan även avse situationer när lön/arvode betalas för en specifik tjänst som inte kan faktureras eftersom tjänsten utförts av någon som inte är registrerad för företagsskatt.
Observera att eventuella traktamenten och resekostnader (inklusive ev sociala avgifter) för anställd personal ska redovisas under Resor och logi och inte under Personalkostnad.
Grundläggande krav för att personalkostnaden ska vara stödberättigande:
- Projektbokföring och betalning: Kostnaden ska ha uppstått genom projektarbete vilket betyder att stödmottagaren inte skulle haft dessa kostnader om det inte vore för projektet. Kostnaden ska vara projektbokförd vilket verifieras genom att bifoga huvudbok med redovisning till nationell kontrollant. Kostnaden ska vara betald innan den redovisas till nationell kontrollant. Betalningsbevis (t.ex betalningsunderlag från bank) ska finnas tillgänglig för kontroll och skickas in på begäran av nationell kontrollant.
- Personalkostnadssammanställning: Alla lönekostnader ska redovisas i en personalkostnadssammanställning som bifogas med redovisningen till nationell kontrollant. I mallen för personalkostnadssammanställning finns anvisningar om hur ni fyller i den. Om beloppet som beräknas med hjälp av mallen blir högre än det bokförda beloppet så är det bokförda beloppet stödberättigande. Om beloppet som beräknas med hjälp av mallen blir lägre än det bokförda beloppet så är det beräknade beloppet stödberättigande.
- Anställningsavtal / arbetsbeskrivning: För varje projektanställd person ska det finnas ett anställningsavtal eller en arbetsbeskrivning som bekräftar anställning i projektet och som signerats av den anställde och av företrädare för organisationen. Mallen för arbetsbeskrivning kan med fördel användas då ett anställningsavtal ofta inte innehåller alla de uppgifter som krävs. Anställningsavtalet eller arbetsbeskrivningen skickas in till nationell kontrollant vid första redovisningstillfället där lönekostnad finns redovisad och därefter vid förändring. I underlaget ska det framgå vilka arbetsuppgifter den anställde har i projektet samt i vilken omfattning personen ska arbeta, d.v.s. heltid, deltid med en fast procentsats, deltid med varierande antal timmar eller timanställning.
- Lönespecifikation: Lönespecifikationer (eller liknande underlag som går att likställa med lönespecifikation) ska finnas tillgängliga för eventuell kontroll och skickas med i redovisning till nationell kontrollant vid behov, tex vid första redovisning och vid lönerevidering. Löneökningar kan redovisas i den månaden då den nya lönen börjat gälla under förutsättning att den är bokförd och utbetald senast då redovisning till nationell kontrollant sker.
- Tidrapporter: För deltidsanställda med varierande timmar och timanställda ska tidrapporter bifogas med redovisning till nationell kontrollant. Tidrapporter med timmar dag för dag ska visa 100 % av den anställdes arbetstid och vara signerade av den anställde och av företrädare för organisationen. Tidrapporterna kan vara i form av utdrag från ett elektroniskt tidredovisningssystem eller enligt den tidrapporteringsmall som programmet tagit fram. Elektroniska tidrapporter behöver inte signeras manuellt om de är attesterade/signerade i systemet av behörig person. För heltidsanställda och deltidsanställda med fast andel av arbetstiden per månad behövs ingen tidredovisning!
Alternativ för att redovisa personalkostnader:
a) Heltidsanställning
b) Deltidsanställning med en fast andel av arbetstiden per månad
c) Deltidsanställning med ett varierande antal arbetstimmar per månad
d) Timanställning
a) Heltidsanställning
Den anställde arbetar all sin tid i projektet och den faktiska lönekostnaden för respektive månad är stödberättigande. Utgå från periodens lönespecifikation. Semester och sjukfrånvaro samt eventuella lönetillägg (tex föräldraledighetstillägg) får ingå i periodens lönekostnad. Om den anställde t.ex. varit tjänstledig, föräldraledig eller vårdat sjukt barn någon av dagarna reduceras den månadens faktiska lönekostnad.
Exempel: En anställd har 4 000 EUR i månadslön (inklusive lönebikostnader) och arbetar heltid i projektet. En månad var den anställde föräldraledig i några dagar och fick därför ut en lägre lön vilket blir den stödberättigande lönekostnaden för den månaden.
b) Deltidsanställning med en fast andel av arbetstiden per månad
Den anställde arbetar en förutbestämd andel av sin tid i projektet (andelen ska fastställas i arbetsbeskrivningen) och den andelen av personens totala lönekostnad är därför stödberättigande. Utgå från periodens lönespecifikation. Semester och sjukfrånvaro samt eventuella lönetillägg (tex föräldraledighetstillägg) får ingå i periodens lönekostnad. Om den anställde t.ex. varit tjänstledig, föräldraledig eller vårdat sjukt barn någon av dagarna reduceras den månadens faktiska lönekostnad. Den verkliga arbetstiden kan variera mellan olika redovisningsperioder, men sett över hela projekttiden ska nedlagd tid överensstämma med angiven procentsats.
Exempel: En anställd har 3 000 EUR i månadslön (inklusive lönebikostnader) beräknat på heltid. Personen har en deltidstjänst på 80 % varav halva tiden avser projektarbete. Den stödberättigande lönekostnaden blir varje månad; 3 000 EUR x 80 % tjänstgöringsgrad x 50 % andel i projektet = 1 200 EUR (förutsatt att ingen frånvaro har rapporterats).
c) Deltidsanställning med ett varierande antal arbetstimmar per månad
Den anställde arbetar en varierande andel av sin tid i projektet och lönekostnaden beräknas genom att multiplicera timkostnaden med det antal timmar som den anställde arbetat i projektet. Observera att semester, sjukfrånvaro och annan frånvaro inte ska tidredovisas på projektet! Timkostnad beräknas enligt formeln månadslön inkl lönebikostnader x 12 (månader) / 1720 timmar. Observera att semesterersättning är inkluderad i beräkningen. Årsarbetstiden är enligt EU-förordningens förenklingsmodell och gäller för alla anställda, oavsett individuella skillnader.
Exempel: En anställd har 3 200 EUR (inklusive lönebikostnader) i månadslön. Timkostnaden beräknas som 3 200 EUR x 12 mån/1720 timmar = 22,33 EUR per timme. Den anställde har arbetat 47 timmar i projektet. Den beräknade lönekostnaden blir 47 timmar x 22,33 EUR per timme = 1 049,51 EUR. Den bokförda lönekostnaden är 1 025 EUR vilket är lägre än den beräknade lönekostnaden. Det bokförda beloppet är stödberättigande.
d) Timanställning
Den anställde är timanställd och den stödberättigande lönekostnaden beräknas genom att multiplicera timkostnad (inklusive lönebikostnader och semesterersättning) med det antal timmar som den anställde arbetat i projektet.
Exempel: En person har varit timanställd i ett projekt i 31 timmar under oktober. Personens timlön var 22 EUR inklusive semesterersättning. Den stödberättigande lönekostnaden blir 31 timmar x 22 EUR per timme = 682 EUR.
Uppdaterat 2020-10-23