Senast en månad efter rapporteringsperiodens slut ska varje stödmottagare skicka en redovisning av kostnader och finansiering till nationell kontrollant i sitt land (undantag för slutredovisningen som ska lämnas in senast 2 månader efter periodens slut). Det är viktigt att stödmottagarna gör sin redovisning så snabbt som möjligt så att den samordnande stödmottagaren i nästa steg hinner skicka in ansökan om utbetalning i tid till förvaltande myndighet.
Varje stödmottagare sammanställer kostnader och mottagen finansiering för aktuell redovisningsperiod enligt den redovisningsblankett som finns under ”Dokument – blanketter och mallar”. På blanketten anges det ärende ID -NYPS som framgår av ert beslut. Svenska parter ska utöver ärende ID även ange det diarienummer som gäller för redovisning till nationell kontrollant. Diarienumret har skickats till er i samband med projektets start. Tänk på att kontrollera att de konton och belopp som ni anger på redovisningsblanketten stämmer överens med ert bokföringsmaterial (t.ex. huvudbok). Perioden för huvudboksutdraget ska sammanfalla med den period som redovisningen avser. De kontonummer som ni anger på redovisningsblanketten ska enkelt kunna hittas i huvudboken. Det är inte tillåtet att redovisa kostnader uppdelat på kostnadsställen på blanketten utan specificering ska ske på kontonivå. Tänk på att redovisa både kostnads- och intäktskonton.
Exempel på hur redovisningsblanketten fylls i.
Det är en fördel om huvudboksutdraget börjar med kontoklass 3 följt av kontoklass 4-9 och minst innehåller dessa uppgifter (se även exempel i bilden nedan):
- Verifikationsnummer
- Verifikationstext
- Bokföringsdatum
- Konto
- Kontonamn
- Leverantör
- Belopp
Utöver redovisningsblanketten ska ni till varje redovisning bifoga en huvudbok och en lägesrapport för aktuell redovisningsperiod. Vid första redovisningstillfället ska dessutom kopior på samtliga verifikat, firmateckningsbevis samt ”Frågeformulär administrativa rutiner” skickas in. Ni hittar mallar under ”Dokument – blanketter och mallar”.
I de fall det är aktuellt ska även följande bifogas:
- Anställningsavtal/arbetsbeskrivning för varje projektanställd person. Av dokumentet ska det framgå vilka arbetsuppgifter den anställde har i projektet samt i vilken omfattning personen ska arbeta, d.v.s. heltid, deltid med en fast procentsats, deltid med varierande antal timmar eller timanställning. Mallen för arbetsbeskrivning kan med fördel användas då ett anställningsavtal ofta inte innehåller alla de uppgifter som krävs.
- När ni redovisar till nationell kontrollant ska ni sammanställa alla lönekostnader (Personalkostnadssammanställning) i en mall, som ni skickar med själva redovisningen. I mallen finns även anvisningar om hur ni fyller i den.
- Kopior av lönespecifikation (eller liknande underlag som går att likställa med lönespecifikation). Så länge lönen inte förändras mellan månaderna räcker det att bifoga lönespecifikationen för första månaden.
- Tidrapporter för projektpersonal som arbetar deltid med varierande antal timmar i projektet. Tidrapporterna kan vara i form av utdrag från ett elektroniskt tidredovisningssystem eller enligt den mall som programmet tagit fram
I kommande redovisningar behöver ni bara bifoga ovanstående om det skett en förändring, t.ex. om en månadslön ändrats eller om behörig firmatecknare förändrats.
Underlag som verifierar mottagen medfinansiering kan komma att efterfrågas och ska därför finnas tillgängligt hos stödmottagaren.
I avsnitt ”Genomföra och rubriken Kostnadsslag” kan ni läsa mer om vilka underlag som krävs för respektive kostnadsslag för att verifiera kostnader och finansiering.
Svenska stödmottagare skickar redovisningsblanketten med tillhörande bilagor till Länsstyrelsen Norrbottens mailadress
I brevet Redovisa digitalt hittar ni mer information hur ni ska gå tillväga vid redovisning till nationell kontrollant.
Update 220428
Finska stödmottagare skickar sina underlag till den nationella kontrollant som projektet har upphandlat.
Nationell kontrollant granskar därefter det material som skickats in för att säkerställa att det som redovisats följer beslut om stöd. En bedömning görs bl.a. av att redovisningen avser faktiska kostnader och finansiering, att aktiviteterna har ägt rum och att gällande lagar och regler har följts. Granskning av redovisningar sker dels genom skrivbordskontroller och dels genom kontroller på plats. Kontroll på plats innebär att nationell kontrollant besöker stödmottagaren och granskar redovisningsmaterialet på plats. Om kontroll på plats ska ske meddelas stödmottagaren i god tid för att denne ska kunna förbereda besöket.
När nationell kontrollant har gått igenom redovisningsmaterialet begärs eventuella kompletteringar in från stödmottagaren. När kompletteringarna granskats och godkänts anses kontrollen vara klar och ett intyg utfärdas över godkända kostnader och godkänd finansiering. Intyget skickas till stödmottagaren som därefter skickar vidare intyget till samordnande stödmottagare.