Enligt EU-förordning 1299/2013 art. 13 ska den samordnande stödmottagaren ansvara för att arrangemangen med alla deltagande stödmottagare skrivs in i ett samarbetsavtal. Samarbetsavtalet ska innehålla bestämmelser som ger garantier för en sund ekonomisk förvaltning av de medel som har beviljats och rutiner för hur ett eventuellt felaktigt utbetalt belopp ska betalas tillbaka.
Samarbetsavtalet bör även innehålla följande bestämmelser;
- Tidsperiod för avtalet samt vilka parter som ingår (normalt samma som för projektet)
- De olika rollerna och ansvarsfördelningen inom projektet
- Villkor för hur eventuella ändringar inom samarbetsavtalet ska göras
- Villkor för hur eventuella ändringar inom projektet ska göras, t.ex. projektinnehåll, tidsplan, budget och ändringar mot finansiärer
- Vad som händer om någon part inte följer vad som avtalats inom projektet
- Hur eventuella meningsskiljaktigheter mellan parterna ska lösas
- Rutiner kring ekonomisk redovisning
- Hur överföring av utbetalt EU-stöd och medfinansiering ska göras mellan parterna
- Hur upphandlingar ska göras
- Hur eventuella överskridningar av budget ska hanteras
- Hur anställning av personal inom projektet ska hanteras
- Hur eventuell egendom som projektet anskaffat ska avyttras vid projektavslut
- Viktiga deadlines (t.ex. projektrapportering) och vad som händer om någon part inte följer dessa
- Hur information om projektet och dess resultat ska spridas
- Hur projektets resultat ska fortleva efter projektets slut
- Hur eventuella immateriella rättigheter (upphovsrätt, varumärken) ska överföras när projektet avslutas
- Hur eventuella konfidentiella uppgifter ska hanteras
Den samordnande stödmottagaren ska se till att alla parter har skrivit under avtalet senast vid tidpunkten då projektets första ansökan om utbetalning ska göras. En kopia av avtalet ska skickas till förvaltande myndighet.