I planeringen måste ni tänka på de olika rollerna inom projektet. De obligatoriska rollerna som måste finnas i ert projekt är samordnande stödmottagare, (kallas stödsökande i det elektroniska ansökningssystemet Min ansökan) och stödmottagare (kallas medsökande i Min ansökan). Det kan också finnas medaktörer i projektet. Projektet ska också ha en projektledare som oftast finns hos den samordnande stödmottagaren.
En norsk partner kan vara samordnande projektledare i det gemensamma genomförandet. I praktiken betyder det att den norska partnern ansvarar för att koordinera genomförandet av projektet. Dock måste det fortfarande finnas en samordnande stödmottagare från Sverige eller Finland som söker och tar emot EU-stödet. Kontakta det gemensamma sekretariatet om det är aktuellt med en norsk samordnande projektledare i ert projekt.
Samordnande stödmottagare
Den part som ska vara samordnande stödmottagare ska komma från programområdet i Sverige eller Finland. Den samordnande stödmottagaren har huvudansvaret för projektet. All information från det gemensamma sekretariatet kommuniceras via den samordnande stödmottagaren och på samma sätt samlas frågor och liknande från övriga stödmottagare upp av denne. Utöver detta ska den samordnande stödmottagaren också:
- Upprätta ett samarbetsavtal mellan medverkande parter (läs mer om samarbetsavtal i avsnittet Genomföra)
- Se till att de utgifter som stödmottagarna lägger fram avser projektets genomförande
- Se till att de utgifter som övriga stödmottagare lägger fram har kontrollerats av en kontrollant (läs mer om hur detta går till i avsnittet Genomföra)
- Ansvara för kontakter med förvaltande myndighet
- Leverera läges- och slutrapporter
- Ansöka om utbetalning av EU-stöd (läs mer i avsnittet Genomföra)
- Se till att de övriga stödmottagarna får sin del av EU-stödet så snabbt som möjligt
- Betala tillbaka stöd som felaktigt betalats ut
Det är viktigt att den samordnande stödmottagaren tillsammans med övriga medverkande kontinuerligt under projektets gång gör avstämningar så att projektets verksamhet följer vad som beviljats enligt beslut.
Stödmottagare
Stödmottagare utöver den samordnande stödmottagaren ansvarar för att bidra till projektet enligt ansökan och beslut. Varje part i projektet ansvarar för sina kostnader och för sin medfinansiering (vilket då också inkluderar att rekvirera medfinansiering från eventuella externa finansiärer).
Medaktör
En medaktör deltar i projektets genomförande men redovisar inga kostnader. Observera att det inte finns någon speciell flik eller ruta för medaktörer i ansökningsformuläret i det elektroniska ansökningssystemet. En medaktör får istället anges i något beskrivningsfält i Min ansökan. Läs mer i avsnittet Ansöka.
Styrgrupp
Projektet måste ha en styrgrupp som fattar de övergripande besluten kring projektets genomförande. Styrgruppen ska bevaka att aktiviteterna ligger i linje med de resultat som projektet ska uppnå samt arbeta för att projektet avslutas inom utsatt tid. Styrgruppen bör ha god kännedom om den verksamhet som bedrivs och ha ett intresse i den utveckling som sker inom projektet. Ju mer insatt en styrgrupp är i projektet, desto bättre möjligheter har styrgruppen att aktivt stötta genomförandet. En förstudie behöver inte ha någon styrgrupp.