För att skapa så bra förutsättningar för projektet som möjligt rekommenderas ni använda er av en projektplaneringsmodell i ert arbete. Här beskrivs en planeringsmetod i 6 steg som utgår från LFA-metoden (Logical Framework Approach[1]). Metodens grundtanke är att inte börja tala om vad som ska göras (aktiviteter) utan vad som ska uppnås (mål). LFA-metoden är en planeringsmetod som även används inom andra program.
Steg 1 – Definiera projektskäl
- Identifiera och beskriv det viktigaste skälet för att genomföra projektet i en eller ett par meningar. Exempel på skäl är att:
- något saknas
- något behöver utvecklas
- det finns ett problem som behöver lösas
- Identifiera och beskriv orsakerna till att situationen ser ut som den gör.
- Tänk igenom och beskriv vilka effekter den rådande situationen får.
När ni sedan i steg 4 ska ta fram mål för projektet och i steg 5 planera för aktiviteterna kan ni använda er av det skäl, de orsaker och de effekter som ni tagit fram här.
Steg 2 – Gör en omvärldsanalys
Ett projekt påverkas alltid av sin omvärld, till exempel av andra verksamheter eller av förändringar av olika slag.
Gör en omvärldsanalys genom att samla kunskap om:
- Branschen/sektorn/området som projektet befinner sig i.
- Regelverk, lagstiftning, konjunktur, konkurrensvillkor och liknande som påverkar projektet.
- Resultat av tidigare genomförda projekt inom samma område, både egna och sådana som andra har drivit. Undersök detta på alla relevanta nivåer: lokal, regional, nationell och internationell nivå.
- Liknande verksamhet som pågår någon annanstans just nu. Undersök även detta på alla relevanta nivåer: lokal, regional, nationell och internationell nivå.
- Relevans – är detta efterfrågat? Finns det ett behov för projektet?
Steg 3 – Gör en intressentanalys
Alla som kan påverka eller som påverkas av ert projekt är intressenter. En intressent kan vara en organisation eller en individ. Ett bra sätt att ta reda på vilka just era intressenter är kan vara att göra en kartläggning av dessa. Gör en lista med alla grupper, organisationer och andra aktörer som kan tänkas påverka eller bli berörda av projektet. Tänk sedan ut en plan eller en strategi för hur ni ska hantera de olika intressenterna.
Identifiera och beskriv också vilken er målgrupp är. Er målgrupp är de som vinner på att projektets mål blir uppfyllt.
Låt gärna alla som är involverade i projektplaneringen delta i kartläggningen av intressenterna och tänk på att ni kan behöva se över och uppdatera intressentanalysen under projektets gång.
Steg 4 – Skapa ett målträd
När ni definierat skälet till projektet, gjort en omvärldsanalys och en intressentanalys är det dags att skapa ett målträd där projektets vision och mål formuleras. De mål som ni väljer ska bidra till att uppnå de mål som finns för Nordprogrammet.
Er vision och era mål bygger på det ni tagit fram i steg 1-3.
| Effekter | ——–> | Vision/syfte |
| Skäl | ——–> | Projektets huvudmål |
| Orsaker | ——–> | Delmål |
Projektets vision kan sägas vara ett övergripande mål som ska fungera som inspiration och vägledning i ert arbete. Formulera visionen så att den beskriver ett framtida tillstånd som projektet ska bidra till att uppnå på lång sikt, kanske 5-10 år efter projektets slut. Utgå ifrån effekterna när ni formulerar er vision. Visionen behöver inte gå att mäta i siffror.
Projektets huvudmål ska visa vilken huvudinriktning projektet har och på vilket sätt det bidrar till att de programspecifika målen nås (läs mer om programmets mål). Formulera projektmålet så att det beskriver vad projektet levererar när det avslutas. Tänk på att sätta huvudmålet i relation till visionen vad gäller tidshorisonten. Huvudmålet ska nås efter kanske tre år medan visionen är mer långsiktig.
Projektets huvudsakliga mål ska gå att mäta och det är projektets styrgrupp som ansvarar för att nå, mäta och följa upp målet. Använd den formulering av skälet till projektet, som ni tog fram i steg 1, när ni formulerar projektmålet.
Ett projekt kan sedan ha flera delmål, som alla kan vara mätbara. Det är dock inte obligatoriskt att formulera delmål men de kan tas fram som en vägledning för projektets genomförande. Delmålen ska leda till projektets aktiviteter. Delmålen kan ha olika tidsperspektiv; något kanske ska nås efter bara några månader och några efter ett eller två år. Försök att inte ha fler än sju delmål. Om delmålen blir fler kanske projektet istället behöver delas upp och genomföras i mindre helt fristående projekt.
När projektet uppfyller delmålen leder det till att projektets huvudmål nås vilket på sikt även påverkar visionen. Använd beskrivningen av orsakerna enligt steg 1, när ni formulerar era eventuella delmål för projektet.
Tänk på att de mål ni tar fram ska vara realistiska och att målen på de olika nivåerna ska hänga ihop logiskt.
I denna bild (PDF) visas ett exempel på hur ett projekts skäl, orsaker och effekter kan identifieras och leda till en vision och ett mål för projektet.
Steg 5 – Planera för aktiviteter och resultat
Projektets aktiviteter är den konkreta verksamhet som utförs. Aktiviteterna ska alltså angripa orsakerna till den situation ni vill ändra på. Om projektet har några delmål ska det finnas aktiviteter som kan kopplas till dessa.
Tänk på att de aktiviteter ni tar fram ska vara tydliga och specifika. De måste överensstämma med gällande regler, lagar och förordningar. Tänk också på att ange aktiviteter som förbereder för projektets slut och för hur resultaten ska användas.
I er ansökan måste ni ange en tids- och aktivitetsplan där aktiviteterna ”projektledning” och ”kommunikation” är obligatoriska. Ni kan sedan välja att bygga på med egna huvudaktiviter och delaktiviteter. Med aktiviteten kommunikation menas att ni ska ange hur ni inom projektet har tänkt kommunicera med omvärlden. Under aktiviteten projektledning bör det finnas en delaktivitet som heter ”slutrapportering”. Det innebär att ni i tidsplaneringen måste tänka på att avsätta tid till detta.
Ni hittar mer detaljerade instruktioner för er aktivitetsplan i avsnittet Min ansökan.
Ju mer specifik er aktivitetsplan är desto lättare blir det sedan att tillsätta resurser, budgetera och genomföra projektet. Var noga med att bestämma vilken partner som är ansvarig för vilken aktivitet samt vilka partners som ska delta i de olika aktiviteterna. Visa också när under projekttiden respektive aktivitet ska genomföras. Detta fungerar som ett bra stöd i genomförandet.
Aktiviteter och mål hör nära samman, men tänk på att hålla isär dem. Aktiviteter är ett sätt att uppnå målen, och därför ska det exempelvis inte vara ett mål att arrangera 15 seminarier. Seminarier är en aktivitet. Målet kan till exempel vara att öka kunskapen hos de som deltar i seminarierna.
Steg 6 – Gör en riskanalys
Alla projekt utsätts för risker av olika slag. Ta fram en plan för att hantera de risker som ni redan i förväg kan se i er verksamhet. Exempel på risker kan vara förseningar i leveranser, ändringar i projektledningen, problem med likviditeten, brist på engagemang i en styrgrupp och att beslutsgången inom till exempel en styrgrupp kan skilja sig åt mellan länder.
En risk är inte något reellt eller fakta utan något som kan hända i framtiden. Om ni till exempel vet att ni har en snäv tidplan, så är det ingen risk. Riskens inträffande är osäker. Involvera gärna olika kompetenser i arbetet, eftersom det ger projektet god framförhållning och beredskap.
Ni rekommenderas göra en riskanalys som ni går igenom regelbundet.
Är alla steg genomförda?
Då har ni skapat förutsättningar för ett lyckat projekt!
Ett sådant projekt:
- är väl planerat och väl avgränsat
- har en väl fungerande organisation
- har tillräckliga resurser och kompetenser för att driva verksamheten
- har förankrats väl i den sökandes egen organisation
- har en god intern och extern kommunikation
- har ett tydligt projektmål
- har någon som tar hand om projektets verksamhet och resultat vid avslut
[1] En sammanfattning av LFA-teorin publicerad av SIDA hittas på: http://www.sida.se/English/publications/Publication_database/publications-by-year1/2002/april/the-logical-framework-approach-lfa/